{"id":406,"date":"2019-01-04T08:22:00","date_gmt":"2019-01-04T07:22:00","guid":{"rendered":"http:\/\/alltogether.be\/?p=406"},"modified":"2019-01-04T08:27:05","modified_gmt":"2019-01-04T07:27:05","slug":"records-management-mythe-ou-realite","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/2019\/01\/04\/records-management-mythe-ou-realite\/","title":{"rendered":"Gestion des documents d’activit\u00e9 (Records Management), un passage oblig\u00e9 vers une saine gestion de l’information ?"},"content":{"rendered":"
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Data, Information, Records.<\/h2>\n

Mettre en place un politique de gestion de l’information au sein d’une organisation donn\u00e9e devrait, en principe commencer par une meilleure compr\u00e9hension de ce qu’est une donn\u00e9e, une \u00ab\u00a0Information\u00a0\u00bb et enfin un documents d’activit\u00e9 (\u00ab\u00a0Record\u00a0\u00bb).<\/p>\n

Diff\u00e9rence entre \u201cdonn\u00e9e\u201d et \u201cinformation\u201d.<\/h2>\n

Une donn\u00e9e est une description brute, \u00e9l\u00e9mentaire et souvent cod\u00e9e d\u2019une infime partie de notre r\u00e9alit\u00e9. Elle est donc une ressource brute qui n\u2019a aucune signification en soi. Il peut s\u2019agir d\u2019une valeur, d\u2019un param\u00e8tre, d\u2019un symbole, d\u2019une image, \u2026<\/p>\n

Une information est le r\u00e9sultat d\u2019une interpr\u00e9tation et une exploitation r\u00e9fl\u00e9chie d\u2019une ou d\u2019une s\u00e9rie de donn\u00e9es. Une information d\u00e9coule donc toujours de donn\u00e9es mais, contrairement \u00e0 cette derni\u00e8re, elle a un contexte, un sens propre et sa propre utilit\u00e9.<\/p>\n

Les donn\u00e9es et les informations doivent toutes les deux \u00eatre g\u00e9r\u00e9es (\u00ab\u00a0data management\u00a0\u00bb versus \u00ab\u00a0information management\u00a0\u00bb). Tandis que la gestion des donn\u00e9es rel\u00e8ve plus de la technique des Syst\u00e8mes d\u2019Information (SI), la gestion de l\u2019information est la responsabilit\u00e9 des d\u00e9cideurs car elle est un garant d\u2019une gestion saine, efficace et efficiente de l’ensemble de l’organisation.<\/p>\n

La gestion de l\u2019Information ou Information Management.<\/h2>\n

Plus que de simples donn\u00e9es, tout le monde a besoin de disposer d\u2019informations pertinentes, fiables et \u00e0 jour afin de \u00a0pouvoir effectuer son travail quotidien. La croissance exponentielle de la quantit\u00e9 d\u2019informations mises \u00e0 disposition et le tr\u00e8s grand nombre de support d\u00e9bouchent naturellement sur la n\u00e9cessit\u00e9 de mettre en place des r\u00e8gles, des proc\u00e9dures et des syst\u00e8mes soutenant la gestion de ces informations. L\u2019utilisation de supports \u00e9lectroniques (paperless admnistration) accentue cette probl\u00e9matique et souligne la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019une gestion rationnelle et centralis\u00e9e.<\/p>\n

La gestion de l\u2019information (ou Info Mgt) s\u2019appuie sur deux termes ayant une couverture tr\u00e8s large, et qui combin\u00e9s d\u00e9finissent un tr\u00e8s bon p\u00e9rim\u00e8tre. C\u2019est en fait l\u2019ensemble des r\u00f4les et op\u00e9rations qui permettent, dans le cadre d\u2019une organisation et d\u2019une strat\u00e9gie d\u00e9finie, d\u2019avoir la meilleure ma\u00eetrise des informations issues des documents physiques, des donn\u00e9es \u00ab\u00a0core\u00a0\u00bb et \u00ab\u00a0corporate\u00a0\u00bb, des documents num\u00e9riques, des donn\u00e9es multim\u00e9dia, \u2026 A ce niveau , il est clair que la gestion de l\u2019information n\u2019est pas un simple probl\u00e8me de technologie et qu\u2019elle ne peut pas \u00eatre r\u00e9duite \u00e0 la pr\u00e9occupation d\u2019une seule personne. Une gestion saine de l\u2019information est une responsabilit\u00e9 de tous les membres de l\u2019organisation, en commen\u00e7ant naturellement par sa hi\u00e9rarchie et sa direction.<\/p>\n

Et la \u00ab\u00a0Gestion des documents d’activit\u00e9\u00a0\u00bb ( \u00ab\u00a0Records Management\u00a0\u00bb) dans tout cela ?<\/h2>\n

Parmi la montagne d’informations que nous avons \u00e0 traiter chaque jour, certaines ont naturellement une plus grande importance. Cependant cette importance est relative et est li\u00e9e au contexte dans lequel on traite cette information. Par Exemple, l’information de l’ex\u00e9cution de travaux \u00e0 la voirie dans la rue du Pr\u00e9sident aura une importance et des r\u00e9percussions toutes diff\u00e9rentes pour le g\u00e9rant d’un magasin install\u00e9 dans cette rue que pour celui d’un autre magasin install\u00e9 trois rues plus loin.\u00a0 Pour le premier, cette m\u00eame information est \u00ab\u00a0vitale\u00a0\u00bb, pour le second elle est presque accessoire. C’est ici qu’intervient la notion de documents d’activit\u00e9 (\u00ab\u00a0Record\u00a0\u00bb). Pour le premier cette est information est devenue un documents d’activit\u00e9 (\u00ab\u00a0Record\u00a0\u00bb), pour le second elle reste une simple information. Dans les deux cas, cette information doit \u00eatre g\u00e9r\u00e9e et exploit\u00e9e mais l’importance \u00e0 y accorder devrait \u00eatre bien diff\u00e9rente.<\/p>\n

Un documents d’activit\u00e9 (\u00ab\u00a0Record\u00a0\u00bb) est une information valid\u00e9e\/certifi\u00e9e\/ v\u00e9rifi\u00e9e qui, pour une entit\u00e9\/organisation donn\u00e9e<\/strong>, \u00e0 une importance particuli\u00e8re\u00a0 :<\/p>\n