{"id":423,"date":"2024-11-05T09:10:04","date_gmt":"2024-11-05T08:10:04","guid":{"rendered":"http:\/\/alltogether.be\/?p=423"},"modified":"2024-11-05T09:15:00","modified_gmt":"2024-11-05T08:15:00","slug":"la-gestion-documentaire-et-la-theorie-des-trois-ages","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/2024\/11\/05\/la-gestion-documentaire-et-la-theorie-des-trois-ages\/","title":{"rendered":"Gestion documentaire : le cycle de vie d&rsquo;un document et la th\u00e9orie des trois \u00e2ges &#8230;"},"content":{"rendered":"<div class=\"prose\">\n<p>Dans une approche de gestion documentaire, il est essentiel de d&rsquo;abord identifier les documents circulant dans notre organisation qui ont pour celle-ci une r\u00e9elle valeur. En effet, dans un contexte d&rsquo;infob\u00e9sit\u00e9, tout ce qui circule et s&rsquo;\u00e9change ne vaut tr\u00e8s probablement pas la peine d&rsquo;\u00eatre s\u00e9curiser et conserver. Tout document de valeur (et plus pr\u00e9cis\u00e9ment si on peut lui attribuer la qualit\u00e9 de \u00ab\u00a0<strong>Record<\/strong>\u00a0\u00bb (pour les anglo-saxons)&nbsp; ou de \u00ab\u00a0<strong>Document d&rsquo;activit\u00e9<\/strong>\u00a0\u00bb (pour les francophones)) m\u00e9rite un traitement de choix.<\/p>\n<p>Cependant, un document (et donc un \u00ab\u00a0Record\/Document d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb) est une entit\u00e9 \u00ab\u00a0vivante\u00a0\u00bb qui suit un <strong>cycle de vie<\/strong> propre.<\/p>\n<p>Afin de pouvoir apporter un traitement ad\u00e9quat \u00e0 un document, il est essentiel d&rsquo;\u00eatre conscient que celui-ci, au cours de sa vie, va passer par des stades et des \u00e9tats diff\u00e9rents qui vont d\u00e9terminer les mesures appropri\u00e9es de traitement devant \u00eatre prises.<\/p>\n<p>De fa\u00e7on g\u00e9n\u00e9rique, les \u00e9tapes successives de la vie d&rsquo;un \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\/Record\u00a0\u00bb sont les suivantes :<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Cr\u00e9ation<\/strong> ou la <strong>capture<\/strong> (= r\u00e9ception)<\/li>\n<li>Validation, authentification et passage au stade de \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\/Record\u00a0\u00bb<\/li>\n<li><strong>Utilisation<\/strong> et distribution :<br \/>\n&#8211; <strong>courante<\/strong> et sa mise \u00e0 disposition avec \u00ab\u00a0Dur\u00e9e d&rsquo;Utilit\u00e9 Courante\u00a0\u00bb (DUC)<br \/>\n&#8211; <strong>administrative<\/strong> et sa mise \u00e0 disposition \u00e9ventuelle (\u00e0 la demande) avec une \u00ab\u00a0Dur\u00e9e d&rsquo;Utilit\u00e9 Administrative\u00a0\u00bb (DUA).<\/li>\n<li><strong>Destination finale<\/strong> (Destruction ou Archivage d\u00e9finitif)<\/li>\n<\/ol>\n<p>Quelques petites pr\u00e9cisions &#8230; on parlera de :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>\u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\/Record\u00a0\u00bb courants<\/strong> (ou \u00ab\u00a0Archives courantes\u00a0\u00bb) pour les documents et donn\u00e9es n\u00e9cessaires \u00e0 la gestion des affaires en cours et, comme tels, utilis\u00e9s journellement\/fr\u00e9quemment par les services&nbsp; producteurs et\/ou clients. Cela correspond aux \u00ab\u00a0Records\u00a0\u00bb en utilisation courante.<\/li>\n<li><strong>\u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\/Record\u00a0\u00bb interm\u00e9diaires<\/strong> (ou \u00ab\u00a0Archives interm\u00e9diaires\u00a0\u00bb) pour les documents et donn\u00e9es conserv\u00e9s \u00e0 des fins de m\u00e9moire\/justification\/preuve m\u00eame s\u2019ils ne sont plus eux-m\u00eame utilis\u00e9s au quotidien. Cela correspond aux \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\/Record\u00a0\u00bb en utilisation administrative.<\/li>\n<li>\u00ab\u00a0<strong>Archives d\u00e9finitives\/patrimoniales<\/strong>\u00a0\u00bb pour documents et donn\u00e9es conserv\u00e9s au-del\u00e0 de leur dur\u00e9e d\u2019utilit\u00e9 administrative, en raison de leur valeur patrimoniale (historique, statistique, scientifique, &#8230;) ou de leur int\u00e9r\u00eat public permanent.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>La th\u00e9orie des trois \u00e2ges.<\/h2>\n<p>Ceci nous permet d&rsquo;introduire la fameuse \u00ab\u00a0<span class=\"underline\"><strong>Th\u00e9orie des trois \u00e2ges<\/strong><\/span>\u00a0\u00bb : le cycle de vie d&rsquo;un document conna\u00eet donc trois \u00e2ges\/phases&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li>une p\u00e9riode dans laquelle le document peut \u00eatre d\u2019usage quotidien : il sert pour son utilit\u00e9 premi\u00e8re et il doit \u00eatre accessible sans aucune contrainte,<\/li>\n<li>une deuxi\u00e8me \u00e9tape interm\u00e9diaire dans laquelle il devient une r\u00e9f\u00e9rence occasionnelle accessible en cas de besoin : il est archiv\u00e9 provisoirement et reste accessible \u00e0 la demande en cas de besoin impr\u00e9vu,<\/li>\n<li>un dernier stade qui consiste en son archivage p\u00e9renne ou \u00e0 sa destruction.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<h2>Les moments cl\u00e9s.<\/h2>\n<div class=\"prose\">\n<p>Une fois r\u00e9solue la question \u00abQue doit-on conserver et ensuite archiver ?\u00a0\u00bb (ou en d&rsquo;autres mots :&nbsp; \u00ab\u00a0Quels sont les \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\/Record\u00a0\u00bb de mon organisation ?), c\u2019est le \u00abcycle de vie des documents\u00bb qui va donc principalement d\u00e9terminer les strat\u00e9gies sp\u00e9cifiques de conservation et d\u2019archivage \u00e0 appliquer. Vous l&rsquo;avez compris, les moments suivants sont essentiels dans la vie d&rsquo;un \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\/Record\u00a0\u00bb :<\/p>\n<ul>\n<li>la <strong>production<\/strong> = la cr\u00e9ation ou la capture<\/li>\n<li>la <strong>validation<\/strong> de son contenu qui lui attribue le rang de \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\/Record\u00a0\u00bb<\/li>\n<li>la <strong>fin de d&rsquo;utilit\u00e9 courante<\/strong><\/li>\n<li>la <strong>fin d&rsquo;utilit\u00e9 administrative<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Il est donc essentiel pour chaque type\/famille de \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\/Record\u00a0\u00bb de d\u00e9terminer et fixer un \u00ab\u00a0<b>calendrier de conservation\u00a0\u00bb<\/b> (ou \u00ab\u00a0<b>tableau de tri\u00a0\u00bb) <\/b>qui indique les dur\u00e9es de conservation dans chaque phase (DUC et DUA) ainsi que la destination finale (Destruction ou Archivage d\u00e9finitif\/patrimonial)<\/p>\n<p>un petit sch\u00e9ma parle parfois plus que mille mots \ud83d\ude42 :<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/upload.wikimedia.org\/wikipedia\/commons\/thumb\/7\/73\/Cycle_de_vie_document-record_mac.png\/800px-Cycle_de_vie_document-record_mac.png\" srcset=\"https:\/\/upload.wikimedia.org\/wikipedia\/commons\/thumb\/7\/73\/Cycle_de_vie_document-record_mac.png\/1200px-Cycle_de_vie_document-record_mac.png 1.5x, https:\/\/upload.wikimedia.org\/wikipedia\/commons\/7\/73\/Cycle_de_vie_document-record_mac.png 2x\" alt=\"File:Cycle de vie document-record mac.png\" width=\"800\" height=\"487\" data-file-width=\"1535\" data-file-height=\"934\"><\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dans une approche de gestion documentaire, il est essentiel de d&rsquo;abord identifier les documents circulant dans notre organisation qui ont pour celle-ci une r\u00e9elle valeur. En effet, dans un contexte d&rsquo;infob\u00e9sit\u00e9, tout ce qui circule et s&rsquo;\u00e9change ne vaut tr\u00e8s probablement pas la peine de&rsquo;\u00eatre s\u00e9curiser et conserver. Tout document de valeur (et plus pr\u00e9cis\u00e9ment si on peut lui attribuer la qualit\u00e9 de \u00ab\u00a0Record\u00a0\u00bb (pour les anglo-saxons)\u00a0 ou de \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb (pour les francophones)) m\u00e9rite un traitement de choix.Cependant, un document (et donc un \u00ab\u00a0Record\/Document d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb) est une entit\u00e9 \u00ab\u00a0vivante\u00a0\u00bb qui suit un cycle de vie propre. <a class=\"more-link\" href=\"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/2024\/11\/05\/la-gestion-documentaire-et-la-theorie-des-trois-ages\/\">Lire plus &#8230;<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1241,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_exactmetrics_skip_tracking":false,"_exactmetrics_sitenote_active":false,"_exactmetrics_sitenote_note":"","_exactmetrics_sitenote_category":0,"footnotes":""},"categories":[4,119,245,71,248],"tags":[37,220,51,218,125,303,10,122,123,126],"class_list":["post-423","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestion-de-projet","category-gestion-de-linformation","category-transformation-digitale","category-management-general","category-09-formation","tag-accompagnement","tag-archivage","tag-cycle-de-vie","tag-ged","tag-gestion-documentaire","tag-infobesite","tag-projet","tag-record","tag-records-management","tag-theorie-des-trois-ages"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/423","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=423"}],"version-history":[{"count":10,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/423\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1600,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/423\/revisions\/1600"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1241"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=423"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=423"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=423"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}