{"id":514,"date":"2022-03-13T19:15:00","date_gmt":"2022-03-13T18:15:00","guid":{"rendered":"http:\/\/alltogether.be\/?p=514"},"modified":"2022-03-13T19:15:06","modified_gmt":"2022-03-13T18:15:06","slug":"gagner-du-temps-par-une-gestion-raisonnee-de-ses-courriels-trucs-et-astuces","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/2022\/03\/13\/gagner-du-temps-par-une-gestion-raisonnee-de-ses-courriels-trucs-et-astuces\/","title":{"rendered":"Gagner du temps par une gestion raisonn\u00e9e de ses emails\/courriels : trucs et astuces &#8230;"},"content":{"rendered":"<div class=\"prose\">\n<p>Outils de travail devenus incontournables, les courriels sont et restent un fantastique moyen de communication informel permettant en quelques clics de contacter d&rsquo;autres personnes connect\u00e9es. Cependant, si on n&rsquo;y prend garde, la bo\u00eete IN de notre messagerie \u00e9lectronique peut tr\u00e8s vite devenir chronophage voir m\u00eame anxiog\u00e8ne.<\/p>\n<p>En effet, nous sommes nombreux qui, de retour d&rsquo;une longue r\u00e9union ou de quelques jours de cong\u00e9, d\u00e9couvrent que notre messagerie d\u00e9borde d\u00e9j\u00e0 d&rsquo;e-mails de tous types et de toutes origines et que le flux entrant quotidien est d\u00e9j\u00e0 occup\u00e9 \u00e0 faire son \u0153uvre &#8230; Nous avons tous connus ce sentiment de d\u00e9sespoir voir m\u00eame de panique &#8230; Comment vais-je faire pour rattraper tout cela et \u00eatre\/rester \u00e0 nouveau \u00e0 flot ?<\/p>\n<p>Il n&rsquo;y a pas de formule magique &#8230; N\u00e9anmoins, il y a des trucs et des astuces qui permettent de transformer l&rsquo;ennemi \u00ab\u00a0messagerie\u00a0\u00bb en un alli\u00e9 pas trop envahissant. Je vais vous expliquer comment je m&rsquo;en sors &#8230; toujours :-), souvent :-), parfois :-), &#8230;<\/p>\n<h2>Organiser son environnement de travail &#8230;<\/h2>\n<p>Tout d&rsquo;abord et surtout, il faut organiser son environnement de travail au sein de son logiciel de messagerie. Ceci consiste en la cr\u00e9ation, dans celui-ci, de diff\u00e9rents \u00ab\u00a0folders\u00a0\u00bb et \u00ab\u00a0sous folders\u00a0\u00bb (enveloppes, groupes &#8230;) qui vous permettront d&rsquo;y stocker les e-mails trait\u00e9s en fonction des actions prises\/d\u00e9sir\u00e9es. A priori, trois grandes cat\u00e9gories<\/p>\n<ul>\n<li><u>Courriels encore \u00e0 traiter<\/u> =&gt; subdivis\u00e9 a priori en trois sous-folders sp\u00e9cifiques : le premier pour les courriels \u00e0 traiter <strong> aujourd&rsquo;hui<\/strong>, un deuxi\u00e8me pour ceux \u00e0 traiter <strong>aussi vite que possible<\/strong> et enfin&nbsp; un dernier pour ceux \u00e0 traiter lorsque <strong>lorsque l&rsquo;occasion se pr\u00e9sentera. <\/strong><\/li>\n<li>Courriels d\u00e9j\u00e0 trait\u00e9s\/envoy\u00e9s pour lesquels j&rsquo;attends une r\u00e9action, une r\u00e9ponse ou des informations d&rsquo;une autre personne\/service = <u>Action demand\u00e9es<\/u><\/li>\n<li><u>Courriels trait\u00e9s et cl\u00f4tures que j&rsquo;estime important de conserver <\/u>avec des <u>folders et sous-folders th\u00e9matiques<\/u>.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>D\u00e9pollution de sa messagerie.<\/h2>\n<p>D\u00e9s que cela est fait, voici comment je m&rsquo;y prends &#8230; \ud83d\ude42<\/p>\n<p>D\u00e9s mon arriv\u00e9e (avec la premi\u00e8re tasse de caf\u00e9 :-)), je <strong>d\u00e9pollue<\/strong> ma messagerie<\/p>\n<ul>\n<li>Tous les matins, ma premi\u00e8re activit\u00e9 est consulter mes courriels de la soir\u00e9e et de la nuit. Pour ce faire, je m&rsquo;accorde, \u00e0 mon arriv\u00e9e, +\/- 30 min qui vont me permettre de prendre connaissance de ce que j&rsquo;ai re\u00e7u et de <u><strong>trier<\/strong><\/u> les nouveaux e-mails entrants re\u00e7us.<\/li>\n<li>En principe, je n&rsquo;accepte donc pas de r\u00e9union t\u00f4t le matin qui ne me permette pas de disposer de ces 30 fameuses minutes. Si je n&rsquo;ai pas le choix, je viens au bureau plus t\u00f4t :-).<\/li>\n<li>Attention : <strong>Trier ne veut pas dire traiter !<\/strong> Cette distinction est essentielle. Il ne faut surtout pas se laisser aspirer par un e-mail \u00e0 l&rsquo;apparence importante et\/ou urgente. Il sera tri\u00e9 comme les autres mais il ne sera pas trait\u00e9 imm\u00e9diatement. Le but de l&rsquo;op\u00e9ration est de d\u00e9polluer sa messagerie pour pouvoir se concentrer par la suite sur l&rsquo;essentiel.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Trier le contenu de sa messagerie.<\/h2>\n<p>Trier sa messagerie, c&rsquo;est la vider en donnant un \u00ab\u00a0sort\u00a0\u00bb \u00e0 chaque e-mail.<\/p>\n<ul>\n<li>Le tri commence donc par un examen rapide de chaque courriel sur base principalement de son titre, de son exp\u00e9diteur, de son degr\u00e9 d&rsquo;urgence (quoique certains exp\u00e9diteurs en abusent &#8230;) et d&rsquo;une lecture diagonale rapide (pour prendre connaissance de la probl\u00e9matique mais sans essayer de la r\u00e9soudre ou d&rsquo;y r\u00e9pondre).<\/li>\n<li>Cependant, si lors du tri de vos e-mails, vous vous rendez compte que la r\u00e9ponse \u00e0 un de ceux-ci vous appara\u00eet \u00e9vidente et courte et que, donc, son traitement ne prendra que quelques secondes\/minutes, vous pouvez le traiter directement. Vous r\u00e9cup\u00e9rerez et classerez votre envoi plus tard (via l&rsquo;option \u00ab\u00a0Messages envoy\u00e9s\u00a0\u00bb).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Une premi\u00e8re action imm\u00e9diate pour certains emails particuliers :<\/p>\n<ul>\n<li>E-mails \u00ab\u00a0syst\u00e8me\u00a0\u00bb (accus\u00e9 de r\u00e9ception, accus\u00e9 de lecture, notification d&rsquo;absence, &#8230;) = <u><strong>Effacer imm\u00e9diatement<\/strong><\/u><strong>.<\/strong><\/li>\n<li>E-mails \u00ab\u00a0administratifs\u00a0\u00bb (annon\u00e7ant une panne d&rsquo;\u00e9lectricit\u00e9, un coupure d&rsquo;eau, une coupure du r\u00e9seau, la fermeture du restaurant d&rsquo;entreprise, &#8230;) = <u><strong>Effacer imm\u00e9diatement<\/strong><\/u><strong>.<\/strong><\/li>\n<li>E-mails \u00ab\u00a0\u00e0 caract\u00e8re priv\u00e9\u00a0\u00bb (publicit\u00e9, invitation, reprise de contacts, &#8230;) <strong>= <\/strong><u><strong>Transfert imm\u00e9diat vers la messagerie priv\u00e9e<\/strong><\/u> (\u00ab\u00a0forward\u00a0\u00bb et traitement diff\u00e9r\u00e9 en dehors des heures de service).<\/li>\n<\/ul>\n<h2>L&rsquo;essentiel de la philosophie.<\/h2>\n<p>Sur base de cette lecture rapide, je vais alors d\u00e9cider, e-mail par e-mail, le type de traitement que je vais appliquer \u00e0 ce courrier. Pour ce faire, j&rsquo;applique la m\u00eame logique que celle que je vous ai d\u00e9j\u00e0 montr\u00e9e dans un de mes articles pr\u00e9c\u00e9dents : la fameuse matrice d&rsquo;Eisenhower.<\/p>\n<ul>\n<li>E-mails avec contenu professionnel<strong> peu urgent <\/strong>et<strong> peu important<\/strong> = courriers relativement inutiles = <u><strong>Effacer<\/strong><\/u> imm\u00e9diatement ou transf\u00e9rer dans le folder \u00ab\u00a0<u><strong>\u00e0 traiter lorsque <\/strong>l&rsquo;occasion se pr\u00e9sentera<\/u>\u00a0\u00bb (ce folder est souvent l&rsquo;antichambre d&rsquo;un effacement ult\u00e9rieur &#8230; alors n&rsquo;h\u00e9sitez pas trop \u00e0 l&rsquo;effacer imm\u00e9diatement &#8230;).<\/li>\n<li>E-mails avec contenu professionnel<strong> urgent <\/strong>mais peu<strong> important<\/strong> = courriers \u00e0 faire traiter ( = t\u00e2che \u00e0 d\u00e9l\u00e9guer) et donc \u00e0 <u><strong>transf\u00e9rer<\/strong><\/u> (avec quelques mots de consignes) \u00e0 un de ses collaborateurs afin qu&rsquo;il s&rsquo;en charge. Effacer l&rsquo;original et transf\u00e9rer l&rsquo;e-mail transf\u00e9r\u00e9 dans le folder \u00ab\u00a0<u><strong>Actions demand\u00e9es<\/strong><\/u>\u00ab\u00a0.<\/li>\n<li>E-mails avec contenu professionnel<strong> important <\/strong>mais peu<strong> urgent<\/strong> = courriers \u00e0 traiter soi-m\u00eame mais dont le traitement peut \u00eatre diff\u00e9r\u00e9 : Transfert vers le folder \u00ab\u00a0<strong>\u00e0 traiter d\u00e9s que possible<\/strong>\u00a0\u00bb (en reformulant \u00e9ventuellement le titre du message afin qu&rsquo;il soit r\u00e9ellement significatif et en ajoutant dans celui-ci une date limite de traitement).<\/li>\n<li>E-mails avec contenu professionnel<strong> important <\/strong>et<strong> urgent<\/strong> = courriers \u00e0 traiter soi-m\u00eame mais dont le traitement ne peut malheureusement pas (trop) \u00eatre diff\u00e9r\u00e9 : Transfert vers le folder \u00ab\u00a0<strong>\u00e0 traiter aujourd&rsquo;hui<\/strong>\u00ab\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vous voila donc avec une bo\u00eete IN vide (ou presque :-)). Vous n&rsquo;avez encore rien trait\u00e9 mais vous vous \u00eates organis\u00e9s pour le faire de fa\u00e7on rationnelle et donc efficace. Si votre emploi du temps le permet attaquer vous donc imm\u00e9diatement aux courriels contenus dans le folder \u00ab\u00a0<strong>\u00e0 traiter aujourd&rsquo;hui<\/strong>\u00ab\u00a0.<\/p>\n<p>Vous l&rsquo;avez compris, ce tri doit id\u00e9alement se faire t\u00f4t le matin (si possible avant que la masse de collaborateurs ne s&rsquo;y mettent &#8230;) et, si possible, quelque part \u00e0 la fin de la pause de midi &#8230;<\/p>\n<h2>Trucs et astuces compl\u00e9mentaires.<\/h2>\n<p>Voici quelques autres conseils qui vous permettront de mieux ma\u00eetriser votre outil de messagerie et donc votre journ\u00e9e &#8230;<\/p>\n<ul>\n<li>D\u00e9sactiver la notification automatique d&rsquo;arriv\u00e9e d&rsquo;un nouveau e-mail (popup, alerte sonore, &#8230;). Cela vous permettra de vous concentrer sur votre travail du moment.<\/li>\n<li>Fixer-vous des plages fixes (si possible) pendant les quelles vous lirez et trierez vos nouveaux e-mails entrant. L&rsquo;urgent ne se communique pas vraiment par e-mail &#8230; si quelqu&rsquo;un veut vous communiquer quelque chose d&rsquo;urgent, qu&rsquo;il vous t\u00e9l\u00e9phone, vienne vous trouvez physiquement ou utilise un outil de messagerie instantan\u00e9e (comme, par Ex, Skype). <strong>Les collaborateurs, les coll\u00e8gues et m\u00eame les patrons, \u00e7a s&rsquo;\u00e9duquent ! :-).<\/strong><\/li>\n<li>Dans vos r\u00e9ponses, employer un style direct (pr\u00e9cis, concis et synth\u00e9tique) Pensez \u00e0 la technique des 3B (Bluff, Body, Background).<\/li>\n<li>Envoyer moins de courriels, vous en recevrez moins.<\/li>\n<li>\u00c9viter de mettre trop de personnes en Info d&rsquo;un e-mail ou d&rsquo;une r\u00e9ponse envoy\u00e9e. Plus, il y a de personnes concern\u00e9es, plus vous aurez de r\u00e9actions et donc de nouveaux e-mails \u00e0 traiter. Limiter vous donc aux personnes qui un r\u00e9el besoin d\u2019en conna\u00eetre (need to know &lt;=&gt; nice to know).<\/li>\n<li>Stoppez les e-mails de couverture, o\u00f9 tout le monde transf\u00e8re des courriels \u00e0 tout le monde afin de se d\u00e9responsabiliser et se justifier.<\/li>\n<li>Lors du traitement des cha\u00eenes d\u2019e-mails (e-mails ayant fait l\u2019objet de plusieurs \u00ab&nbsp;replies&nbsp;\u00bb), commencer \u00e0 traiter les plus r\u00e9cents (en g\u00e9n\u00e9ral il contiennent d\u00e9j\u00e0 les plus anciens qu\u2019il ne faudra donc plus lire et que l\u2019on pourra effacer).<\/li>\n<li>Utiliser une plateforme collaborative de partage de l&rsquo;information pour y d\u00e9poser des fichiers. Echanger les via des liens plut\u00f4t que de les envoyer en attach\u00e9 \u00e0 vos courriels.<\/li>\n<li>Pr\u00e9f\u00e9rer toujours le face \u00e0 face aux e-mails<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ceci n\u2019est pas la solution \u00e0 tout \u2026 mais cela peut vraiment aider.<\/p>\n<p>N\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 commenter\/critique cette nouvelle, cela me permettra de l\u2019am\u00e9liorer.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Outils de travail devenus incontournables, les courriels sont et restent un fantastique moyen de communication informel permettant en quelques clics de contacter d&rsquo;autres personnes connect\u00e9es. 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