{"id":596,"date":"2023-03-23T08:55:00","date_gmt":"2023-03-23T07:55:00","guid":{"rendered":"http:\/\/alltogether.be\/?p=596"},"modified":"2023-03-24T08:56:24","modified_gmt":"2023-03-24T07:56:24","slug":"un-projet-de-digitalisation-mode-demploi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/2023\/03\/23\/un-projet-de-digitalisation-mode-demploi\/","title":{"rendered":"Un projet de digitalisation \/ d\u00e9mat\u00e9rialisation &#8230; mode d&#8217;emploi &#8230;"},"content":{"rendered":"<p>Faire passer son organisation\u00a0 \/ entreprise \u00e0 l&rsquo;\u00e8re digitale &#8230; Abandonner le papier et d\u00e9mat\u00e9rialiser ses processus et documents &#8230;<br \/>\nVoila une r\u00e9alit\u00e9 \u00e0 laquelle nous sommes tous confront\u00e9s.<\/p>\n<p>Les quelques lignes ci-dessous constituent une s\u00e9rie de r\u00e9flexions qui devraient aider \u00e0 aborder de fa\u00e7on structur\u00e9e un projet de ce type. Est-ce vraiment un mode d&#8217;emploi ? &#8230; Bof, Bof &#8230; juste un condens\u00e9 de bonnes pratiques, de recommandations et d&rsquo;exp\u00e9riences &#8230;<\/p>\n<h2>Le digital est un outil puissant<\/h2>\n<p class=\"copy-paste-block\">Le digital est un outil puissant qui modifie en profondeur notre rapport \u00e0 l\u2019entreprise, les modes de collaboration, la communication interne et, plus globalement, la mani\u00e8re de travailler. La d\u00e9mat\u00e9rialisation est une r\u00e9el projet de transformation (digitale) qui doit \u00eatre consid\u00e9r\u00e9 par l\u2019organisation plus comme une opportunit\u00e9 que comme une simple fatalit\u00e9 ou obligation.<\/p>\n<p>N\u00e9anmoins, cette introduction met en exergue trois notions essentielles :<\/p>\n<p>&#8211; technologie du num\u00e9rique<br \/>\n&#8211; gestion de projet<br \/>\n&#8211; gestion du changement<\/p>\n<div>Voil\u00e0 un cocktail d\u00e9tonant qui ferait fuir les plus courageux d&rsquo;entre nous &#8230; \ud83d\ude42 &#8230;<\/div>\n<h2>Les pr\u00e9mices du projet<\/h2>\n<ul>\n<li>D\u00e9terminer avec pr\u00e9cision la port\u00e9e du projet (scope) et ses objectifs r\u00e9els.<\/li>\n<li>Faire un \u00e9tat des lieux de l&rsquo;environnement du projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation\n<ul>\n<li>D\u00e9terminer le type d&rsquo;organisation et le mode de coordination principal en vigueur dans l&rsquo;organisation ou le service vis\u00e9.<\/li>\n<li>D\u00e9terminer la maturit\u00e9 digitale de cette entit\u00e9.<\/li>\n<li>Faire une analyse des ayants-droits (stakeholders).<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Faites en sorte de disposer d\u00e9s le d\u00e9but du projet des moyens n\u00e9cessaires (personnel, mat\u00e9riel et budget)<\/li>\n<li>R\u00e9diger et faire accepter la \u00ab\u00a0Project Letter\u00a0\u00bb qui constituera le mandat de votre projet et le garant de votre l\u00e9gitimit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Leadership<\/h2>\n<ul>\n<li>Avoir l&rsquo;appui et le soutien effectif de la direction qui doit consid\u00e9rer la digitalisation\/d\u00e9mat\u00e9rialisation comme un projet strat\u00e9gique.<\/li>\n<li>Appliquer un leadership fort en se faisant appuyer par la hi\u00e9rarchie afin de surmonter les r\u00e9sistances<\/li>\n<li>appliquer une politique raisonn\u00e9e de gestion du changement.<\/li>\n<li>Communiquer, communiquer et encore communiquer !<\/li>\n<\/ul>\n<h2>La description de l&rsquo;existant (Situation \u00ab\u00a0as is\u00a0\u00bb)<\/h2>\n<ul>\n<li>Appuyer vous sur les descriptions de processus existantes (sinon faites les !) =&gt; Situation \u00ab\u00a0as is\u00a0\u00bb.<\/li>\n<li>Utiliser le \u00ab\u00a0diagramme tortue\u00a0\u00bb pour la description synth\u00e9tique et globale des processus \u00e0 digitaliser<\/li>\n<li>Effectuer une description d\u00e9taill\u00e9e de ces processus et des sous processus, maximum 3 \u00e0 4 niveaux) en employant, par Ex , le symbolisme du BPMN).<\/li>\n<li>Ne vous laisser pas polluer par l&rsquo;existant. Digitaliser implique quasi toujours une r\u00e9vision des proc\u00e9dures et des habitudes.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Les \u00ab\u00a0Records\u00a0\u00bb (les documents d&rsquo;activit\u00e9)<\/h2>\n<ul>\n<li>D\u00e9duisez des processus les \u00ab\u00a0Documents d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb et se concentrer sur ceux-ci (effort principal).<\/li>\n<li>Consid\u00e9rer les flux entrant et les flux sortant.<\/li>\n<li>Pour chaque \u00ab\u00a0Documents d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb, d\u00e9finir la politique de r\u00e9tention.<\/li>\n<li>Ne pas oublier les \u00ab\u00a0Documents d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb produits par les \u00ab\u00a0applications m\u00e9tier\u00a0\u00bb.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Un concept global de digitalisation\/d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/h2>\n<ul>\n<li>D\u00e9velopper un concept global de digitalisation\/d\u00e9mat\u00e9rialisation qui traitera de fa\u00e7on digitale les \u00ab\u00a0Documents d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb identifi\u00e9s en int\u00e9grant un GED (ou RMS = Records Management System), l&rsquo;application m\u00e9tier (ERP) \u00e9ventuellement d\u00e9j\u00e0 existante et une plateforme de collaboration (n\u00e9cessaire \u00e0 l&rsquo;automatisation\/digitalisation des processus non couverts par l&rsquo;application m\u00e9tier).<\/li>\n<li>Penser votre nouveau syst\u00e8me comme un syst\u00e8me ouvert et \u00e9volutif permettant une mise en \u0153uvre pas \u00e0 pas et incr\u00e9mentale.<\/li>\n<li>Faire en sorte que le concept de digitalisation couvre toutes les phases du cycle de vie des \u00ab\u00a0Records\u00a0\u00bb (y compris l&rsquo;archivage !).<\/li>\n<li>Consid\u00e9rer le GED comme la pierre angulaire de ce concept et comme le \u00ab\u00a0container\u00a0\u00bb digital unique des Documents d&rsquo;activit\u00e9 de l&rsquo;organisation.<\/li>\n<li>Consid\u00e9rer le GED comme la une seule et unique source accr\u00e9dit\u00e9e (\u00ab\u00a0Single Version of the Truth\u00a0\u00bb).<\/li>\n<li>Veiller \u00e0 ce que vos Documents d&rsquo;activit\u00e9 ne soient pas dupliqu\u00e9s et qu&rsquo;une seule version soit disponible afin d&rsquo;assurer leur \u00ab\u00a0fiabilit\u00e9\u00a0\u00bb (c\u00e0d information pr\u00e9cise, pertinente, coh\u00e9rente, \u00e0 jour, indiscutable et sans \u00e9quivoque.<\/li>\n<li>Associer le GED \u00e0 l&rsquo;application m\u00e9tier (ERP) afin qu&rsquo;il contienne aussi les \u00ab\u00a0Documents d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb utilis\u00e9s ou produits par celui-ci.<\/li>\n<li>D\u00e9velopper\/configurer\/int\u00e9grer la plateforme de collaboration dans l&rsquo;optique de faciliter et contr\u00f4ler l&rsquo;alimentation du GED.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>La description de la situation d\u00e9sir\u00e9e (Situation \u00ab\u00a0to be\u00a0\u00bb)<\/h2>\n<ul>\n<li>Redessiner les processus en int\u00e9grant le concept global et les outils pr\u00e9cit\u00e9s (GED, application m\u00e9tier, plateforme de collaboration).<\/li>\n<li>\u00c9viter absolument de simplement automatiser les processus papier sans les repenser de fa\u00e7on digitale !<\/li>\n<li>Combiner l&rsquo;approche \u00ab\u00a0processus\u00a0\u00bb avec l&rsquo;approche \u00ab\u00a0cas d&rsquo;utilisation\u00a0\u00bb (use case) afin de mettre en avant l&rsquo;interaction entre les diff\u00e9rents acteurs et le syst\u00e8me. Le cas d&rsquo;utilisation est une description sch\u00e9matique des actions et activit\u00e9s d&rsquo;un acteur\/utilisateur lui permettant d&rsquo;atteindre son objectif en utilisant le syst\u00e8me. Pour cela on utilisera id\u00e9alement un langage de mod\u00e9lisation comme, par Ex, l&rsquo;<span class=\"lang-en\" lang=\"en\"><i>Unified Modeling Language<\/i><\/span> (<b>UML<\/b>).<\/li>\n<li>Cette approche combin\u00e9e donne une excellente description de qui fait quoi et sert de base \u00e0 la mod\u00e9lisation du syst\u00e8me.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>La mise en place du GED (Gestionnaire \u00e9lectronique de Documents)<\/h2>\n<ul>\n<li>Mettre en place le GED qui se chargera de l&rsquo;<strong>acquisition<\/strong>, l&rsquo;<strong>indexation<\/strong>, le <strong>stockage<\/strong> et la <strong>diffusion <\/strong>des \u00ab\u00a0Documents d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb<\/li>\n<li>R\u00e9fl\u00e9chir avec attention l&rsquo;indexation des documents en combinant :<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">l&rsquo;indexation par type qui offre une description formelle du document en utilisant des m\u00e9tadonn\u00e9es (par ex : type, auteur, titre, source, date, etc.) et<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">l&rsquo;indexation par concepts ou mots-cl\u00e9s qui vise plut\u00f4t le contenu du document pour faciliter les op\u00e9rations de recherche.<\/p>\n<ul>\n<li>Mettre en place un outil de recherche performant (\u00ab\u00a0Search Engine\u00a0\u00bb) qui facilitera les op\u00e9rations de recherche.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>La mise en place de l&rsquo;application \u00ab\u00a0m\u00e9tier\u00a0\u00bb<\/h2>\n<ul>\n<li>Sur base du concept global et en fonction de la situation d\u00e9sir\u00e9e (\u00ab\u00a0to be\u00a0\u00bb), les processus seront automatis\u00e9s et d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s :<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">par le d\u00e9veloppement d&rsquo;une ou de plusieurs applications sp\u00e9cifiques et\/ou<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">par la customisation d&rsquo;application disponibles sur le march\u00e9 (COTS, MOTS ou Open Source) et\/ou<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">par adaptation de l&rsquo;application m\u00e9tier existante.<\/p>\n<ul>\n<li>Dans tous les cas, il est essentiel d&rsquo;int\u00e9grer la GED pr\u00e9cit\u00e9e \u00e0 l&rsquo;application \u00ab\u00a0m\u00e9tier\u00a0\u00bb afin de disposer d&rsquo;une gestion int\u00e9gr\u00e9e de l&rsquo;ensemble des documents d&rsquo;activit\u00e9.<\/li>\n<li>D\u00e9velopper les quatre aspects de tout syst\u00e8me d&rsquo;information (SI) :<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">l&rsquo;<strong>application<\/strong> elle-m\u00eame,<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">la <strong>documentation<\/strong> (technique et fonctionnelle),<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">la <strong>formation<\/strong> du personnel concern\u00e9 (ceux devant la mettre en \u0153uvre et ceux devant l&rsquo;utiliser),<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">le <strong>Query &amp; Reporting<\/strong> permettant d&rsquo;exploiter les donn\u00e9es et informations contenues dans le SI.<\/p>\n<ul>\n<li>Saucissonner le projet en parties dissociables et impl\u00e9mentables de fa\u00e7on ind\u00e9pendante et incr\u00e9mentale\u00a0en priorisant leur r\u00e9alisation en fonction des <strong>besoins r\u00e9els<\/strong> de l&rsquo;organisation. \u00c9viter la solution \u00ab\u00a0tout en un\u00a0\u00bb qui promet de r\u00e9soudre en une fois tous les soucis\u2026 En effet, il n\u2019y a pas (encore ?) d\u2019application ou de projet unique qui peut r\u00e9soudre en une fois tous les probl\u00e8mes de gestion de l\u2019information d\u2019une organisation.<\/li>\n<li>Il est donc pr\u00e9f\u00e9rable de faire un plan global pr\u00e9voyant la mise en \u0153uvre de toute une s\u00e9rie d\u2019am\u00e9liorations coordonn\u00e9es qui seront impl\u00e9ment\u00e9es en parall\u00e8le et\/ou successivement. Cette approche pr\u00e9conise donc la mise en \u0153uvre de nombreux et souvent petits changements qui seront impl\u00e9ment\u00e9s progressivement. Elle assure que des \u00ab quick wins \u00bb pouvant \u00eatre d\u00e9livr\u00e9s tr\u00e8s rapidement et aidant de la sorte \u00e0 l\u2019acceptation.<\/li>\n<li>Il est indispensable de fournir\u00a0 <strong>tr\u00e8s rapidement<\/strong> des <strong>avantages tangibles et visibles.<\/strong> Il n\u2019est pas suffisant de simplement am\u00e9liorer \u00ab\u00a0en coulisses\u00a0\u00bb la gestion de l\u2019information\u2026M\u00eame si cela produira aussi \u00e0 terme de r\u00e9els b\u00e9n\u00e9fices, cela n\u2019aidera pas \u00e0 l\u2019acceptation et ne conduira donc pas au changement culturel d\u00e9sir\u00e9. Par contre, fournir des b\u00e9n\u00e9fices\/am\u00e9liorations directement tangibles et visibles donne confiance dans les solutions d\u00e9j\u00e0 en place et encourage l\u2019identification de nouveaux besoins concrets devant, \u00e0 leur tour, \u00eatre trait\u00e9s. Lorsque des \u00ab\u00a0solutions\u00a0\u00bb sont impl\u00e9ment\u00e9es, l\u2019am\u00e9lioration et les plus-values cons\u00e9cutives doivent \u00eatre indiscutables et largement promues au sein de l\u2019organisation.<\/li>\n<li>D\u00e9velopper les am\u00e9liorations avec une approche orient\u00e9e utilisateur (\u00ab\u00a0<strong>user-oriented<\/strong>\u00a0\u00bb : c\u00e0d en ayant toujours en t\u00eate qu&rsquo;un utilisateur devra, in fine, la mettre en \u0153uvre). Toute nouveaut\u00e9 introduite doit apporter une <strong>plus-value r\u00e9elle<\/strong> \u00e0 l&rsquo;organisation et ne peut en aucun cas demander plus de manipulations et de temps que la solution papier correspondante.<\/li>\n<li>Mettre en \u0153uvre un \u00ab\u00a0<strong>User Help Desk<\/strong>\u00a0\u00bb et s&rsquo;assurer que chaque question recevra rapidement une r\u00e9ponse et que chaque probl\u00e8me recevra rapidement une solution.<\/li>\n<li>Tenir \u00e0 jour et mettre \u00e0 disposition un PIP (Project Implementation Plan) qui d\u00e9taillera et expliquera les \u00e9volutions et am\u00e9liorations planifi\u00e9es afin de montrer \u00e0 l&rsquo;organisation quelles seront les prochaines \u00e9tapes du d\u00e9veloppement.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Se concentrer sur l\u2019acceptation.<\/h2>\n<ul>\n<li>Le d\u00e9fi majeur d&rsquo;un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation n&rsquo;est pas la technologie mais bien l&rsquo;acceptation des nouveaux produits mis \u00e0 disposition. \u0152uvrer \u00e0 cette acceptation sera donc une pr\u00e9occupation permanente<\/li>\n<li>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des processus provoque d&rsquo;office des modifications importantes de la fa\u00e7on de travailler et engendre donc in\u00e9vitablement de la r\u00e9sistance au changement. Il faut donc en permanence, informer, expliquer, convaincre, rassurer, former, &#8230;<\/li>\n<li>En d&rsquo;autres mots &#8230; il faut <strong>communiquer, communiquer et encore communiquer<\/strong>.<\/li>\n<li>Ces modifications dans les habitudes de travail concernent toutes les couches de la hi\u00e9rarchie. Chacune de celles-ci (utilisateurs de base, chefs de service interm\u00e9diaires, directeurs, &#8230;) doit donc faire l&rsquo;objet d&rsquo;un plan de gestion du changement sp\u00e9cifique.<\/li>\n<li>Cette acceptation passera in\u00e9vitablement par la simplicit\u00e9, la convivialit\u00e9 et le caract\u00e8re intuitif de l\u2019interface homme-machine.<\/li>\n<li>Cette acceptation passera aussi par un <strong>leadership fort<\/strong> qui, parfois, devra imposer d&rsquo;autorit\u00e9 certaines choses.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>La suite &#8230; ou la gestion de la bataille &#8230;<\/h2>\n<p>Pour le reste,<\/p>\n<ul>\n<li>\u00catre r\u00e9actif, \u00eatre \u00ab\u00a0Agile\u00a0\u00bb.<\/li>\n<li>\u00catre en permanence proche et \u00e0 l&rsquo;\u00e9coute de ses clients\/utilisateurs.<\/li>\n<li>\u00c9valuer r\u00e9guli\u00e8rement ce qui est fait et ce qui reste \u00e0 faire.<\/li>\n<li>Corriger si n\u00e9cessaire (=&gt; PDCA : Plan, Do, Check, Act).<\/li>\n<li>Tenir bon et pers\u00e9v\u00e9rer.<\/li>\n<li>&#8230;<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Faites vous conseiller et accompagner &#8230;<\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Faire passer son organisation\u00a0 \/ entreprise \u00e0 l&rsquo;\u00e8re digitale &#8230; Abandonner le papier et d\u00e9mat\u00e9rialiser ses processus et documents &#8230;Voila une r\u00e9alit\u00e9 \u00e0 laquelle nous sommes tous confront\u00e9s. <a class=\"more-link\" href=\"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/2023\/03\/23\/un-projet-de-digitalisation-mode-demploi\/\">Lire plus &#8230;<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1225,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_exactmetrics_skip_tracking":false,"_exactmetrics_sitenote_active":false,"_exactmetrics_sitenote_note":"","_exactmetrics_sitenote_category":0,"footnotes":""},"categories":[4,119,245,6],"tags":[37,220,216,140,212,214,218,213,221,190,10,122,123,219,215,217],"class_list":["post-596","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestion-de-projet","category-gestion-de-linformation","category-transformation-digitale","category-gestion-du-changement","tag-accompagnement","tag-archivage","tag-cas-dutilisation","tag-coaching","tag-dematerialisation","tag-digitalisation","tag-ged","tag-numerique","tag-oriente-utilisateur","tag-processus","tag-projet","tag-record","tag-records-management","tag-rms","tag-transformation-numerique","tag-use-case"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/596","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=596"}],"version-history":[{"count":28,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/596\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1599,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/596\/revisions\/1599"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1225"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=596"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=596"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=596"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}