{"id":880,"date":"2022-09-20T22:58:00","date_gmt":"2022-09-20T20:58:00","guid":{"rendered":"http:\/\/alltogether.be\/?p=880"},"modified":"2022-09-20T23:00:13","modified_gmt":"2022-09-20T21:00:13","slug":"une-reunion-importante-sannonce-comment-sy-prendre-2-de-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/2022\/09\/20\/une-reunion-importante-sannonce-comment-sy-prendre-2-de-2\/","title":{"rendered":"Une r\u00e9union importante ou difficile s\u2019annonce … Comment s\u2019y pr\u00e9parer … (2 de 2)"},"content":{"rendered":"

Organiser, animer et pr\u00e9sider une r\u00e9union importante n’est pas toujours une sin\u00e9cure. R\u00e9ussir dans ce domaine demande un minimum de pr\u00e9paration. Celle-ci vous permettra d’avoir et de garder le contr\u00f4le sur le d\u00e9roulement de la r\u00e9union et d’atteindre les objectifs fix\u00e9s.
\nQu’elle n\u2019emp\u00eache n\u00e9anmoins pas souplesse, r\u00e9activit\u00e9 et surtout humour … :-).<\/p>\n

Dans un article pr\u00e9c\u00e9dent, nous nous sommes poser les trois questions pr\u00e9alables indispensables :
\n– Faut-il vraiment une r\u00e9union pour traiter cette probl\u00e9matique ?
\n– Quel sera l’objectif r\u00e9el de notre r\u00e9union ?
\n– Quel type de r\u00e9union vais-je organiser (typologie des r\u00e9unions) ?<\/p>\n

Dans ce second volet, nous allons nous attaquer \u00e0 la pr\u00e9paration , la convocation, la tenue et \u00e0 la cl\u00f4ture de la r\u00e9union elle-m\u00eame.<\/p>\n

La pr\u00e9paration<\/h2>\n

Sauf si vous n’\u00eates pas un grand virtuose du travail sans filet (et il y en a …), de la pr\u00e9paration va d\u00e9pendre toute la suite. Prenez donc le temps de passer et de fixer les \u00e9l\u00e9ments suivants :<\/p>\n

    \n
  1. L’objectif<\/strong> de la r\u00e9union doit \u00eatre clairement d\u00e9fini est servira de socle \u00e0 toute la pr\u00e9paration.<\/li>\n
  2. L’animateur<\/strong> et le secr\u00e9taire<\/strong> sont d\u00e9sign\u00e9s (probablement Vous<\/strong> dans les deux cas … mais pas toujours :-)).<\/li>\n
  3. Les participants<\/strong> seront d\u00e9sign\u00e9s en fonction de leur implication, de leur int\u00e9r\u00eat et de leur plus-values dans les discussions.<\/li>\n
  4. La salle <\/strong>est choisie et r\u00e9serv\u00e9e sur base de l’objectif et du nombre de participants.<\/li>\n
  5. Le mat\u00e9riel n\u00e9cessaire<\/strong> est d\u00e9termin\u00e9 et r\u00e9serv\u00e9 (projecteur, pc portable, \u00e9cran, tableau, prise multiple, rallonge, micro, ampli, …).<\/li>\n
  6. Les rafra\u00eechissements<\/strong> sont command\u00e9s (eau, caf\u00e9, …).<\/li>\n
  7. La date<\/strong> est fix\u00e9e en fonction des disponibilit\u00e9s (salle et participants-cl\u00e9s).<\/li>\n
  8. L’heure de d\u00e9but <\/strong>est fix\u00e9e en fonction des horaires de travail habituel et du temps n\u00e9cessaire aux participants pour acc\u00e9der \u00e0 la salle de r\u00e9union.<\/li>\n
  9. L’agenda<\/strong> (ordre du jour) est fix\u00e9 afin de permettre d’atteindre l’objectif vis\u00e9.<\/li>\n
  10. Les intervenants ext\u00e9rieurs<\/strong> (= les personnes devant prendre en charge certains points de l’agenda) sont d\u00e9sign\u00e9es et pr\u00e9venues.<\/li>\n
  11. La dur\u00e9e<\/strong> est \u00e9galement fix\u00e9e (deux heures est, en principe un maximum … sauf exceptions contr\u00f4l\u00e9es).<\/li>\n
  12. Le contenu<\/strong> des diff\u00e9rents points de l’agenda est pr\u00e9par\u00e9, consolid\u00e9 et mis en forme.<\/li>\n
  13. Un powerpoint<\/strong> (et oui !) est pr\u00e9par\u00e9 afin de
    \n– pr\u00e9senter l’agenda de la r\u00e9union et
    \n– servir de fil conducteur \u00e0 la tenue de la r\u00e9union.
    \nIl sera l\u00e9ger, lisible et agr\u00e9able \u00e0 voir … mais sans pour autant distraire les participants :-).<\/li>\n
  14. Les impressions<\/strong> \u00e9ventuellement n\u00e9cessaires doivent \u00eatre pr\u00e9vues et effectu\u00e9es \u00e0 temps<\/li>\n<\/ol>\n

    La convocation\/invitation<\/h2>\n
      \n
    1. Cette convocation\/invitation doit imp\u00e9rativement
      \n– \u00eatre envoy\u00e9e (et donc arriver) suffisamment t\u00f4t<\/strong>;
      \n– donner envie de venir<\/strong>;
      \n– inciter \u00e0 pr\u00e9parer la r\u00e9union<\/strong>;
      \n– pr\u00e9ciser clairement si le participation est souhait\u00e9e<\/strong> ou requise<\/strong>.<\/li>\n
    2. Elle doit contenir au minimum :
      \n– le titre\/objet<\/strong> de la r\u00e9union;
      \n– son objectif;<\/strong>
      \n– les noms de l’organisateur<\/strong> et de l’animateur<\/strong> (si diff\u00e9rent);
      \n– l’horaire<\/strong> (date + heure d\u00e9but + dur\u00e9e);
      \n– le lieu<\/strong> avec \u00e9ventuellement un plan d’acc\u00e8s;
      \n– l’agenda\/ordre du jour;<\/strong>
      \n– la liste des participants;<\/strong>
      \n– les personnes concern\u00e9es par des points sp\u00e9cifiques;<\/strong>
      \n– la pr\u00e9paration minimale<\/strong> \u00e9ventuellement requise;
      \n– le mat\u00e9riel<\/strong> \u00e0 \u00e9ventuellement apporter par les participants (calculatrice, document particulier.<\/li>\n<\/ol>\n

      La r\u00e9union en tant que telle …<\/h2>\n

      Organiser les lieux<\/strong><\/h4>\n