{"id":921,"date":"2023-07-09T11:17:34","date_gmt":"2023-07-09T09:17:34","guid":{"rendered":"http:\/\/alltogether.be\/?p=921"},"modified":"2023-07-09T11:17:36","modified_gmt":"2023-07-09T09:17:36","slug":"la-gouvernance-de-linformation-passe-par-les-documents-dactivites-digitaux-records-et-leurs-metadonnees","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/2023\/07\/09\/la-gouvernance-de-linformation-passe-par-les-documents-dactivites-digitaux-records-et-leurs-metadonnees\/","title":{"rendered":"La gouvernance de l&rsquo;information passe par la ma\u00eetrise des documents d&rsquo;activit\u00e9s digitaux (records) et de ses m\u00e9tadonn\u00e9es."},"content":{"rendered":"<p>Une gouvernance de l&rsquo;information efficiente est, aujourd&rsquo;hui, indissociable d&rsquo;une gestion rigoureuse des <strong>documents d&rsquo;activit\u00e9<\/strong> (\u00ab\u00a0Records\u00a0\u00bb en anglais) compl\u00e9t\u00e9e par l&rsquo;exploitation de toute une batterie de <strong>m\u00e9tadonn\u00e9es<\/strong>. La ma\u00eetrise et mise en \u0153uvre effective de ces deux notions sont d&rsquo;ailleurs absolument indispensables pour une utilisation efficiente&nbsp; des syst\u00e8mes \u00e9lectroniques de gestion des documents et ensuite d&rsquo;archivage (GED (ou RMS en anglais) et ensuite SAE).<\/p>\n<p>La r\u00e9f\u00e9rence normative en la mati\u00e8re est actuellement la norme ISO 15489-2016 qui d\u00e9crit les concepts et les principes relatifs:<\/p>\n<p>a) aux documents d&rsquo;activit\u00e9, \u00e0 leurs m\u00e9tadonn\u00e9es et aux syst\u00e8mes documentaires;<\/p>\n<p>b) aux politiques, \u00e0 la r\u00e9partition des responsabilit\u00e9s, \u00e0 la surveillance et la formation n\u00e9cessaires \u00e0 la gestion efficace des documents d&rsquo;activit\u00e9;<\/p>\n<p>c) \u00e0 l&rsquo;analyse r\u00e9currente du contexte op\u00e9rationnel et de la d\u00e9finition des exigences en mati\u00e8re de documents d&rsquo;activit\u00e9;<\/p>\n<p>d) au contr\u00f4le des documents d&rsquo;activit\u00e9;<\/p>\n<p>e) aux processus de cr\u00e9ation, de capture et de gestion des documents d&rsquo;activit\u00e9.<\/p>\n<h2>Qu&rsquo;est-ce qu&rsquo;un document d&rsquo;activit\u00e9 (ou Records).<\/h2>\n<p>Parmi la montagne d&rsquo;informations que nous avons \u00e0 traiter chaque jour, certaines ont naturellement une plus grande importance. Cependant cette importance est relative et est li\u00e9e au contexte dans lequel on traite cette information.<\/p>\n<p>Par Exemple, l&rsquo;information de l&rsquo;ex\u00e9cution de travaux \u00e0 la voirie dans la rue du Pr\u00e9sident aura une importance et des r\u00e9percussions toutes diff\u00e9rentes pour le g\u00e9rant d&rsquo;un magasin install\u00e9 dans cette rue que pour celui d&rsquo;un autre magasin install\u00e9 trois rues plus loin. Pour le premier, cette m\u00eame information est \u00ab\u00a0vitale\u00a0\u00bb, pour le second elle est presque accessoire. C&rsquo;est ici qu&rsquo;intervient la notion de \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb (ou &lsquo;Record\u00a0\u00bb en anglais). Pour le premier cette est information est devenue un \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb car elle aura une influence significative pour son fonctionnement. Par contre, pour le second, elle reste une simple information. Dans les deux cas, cette information doit \u00eatre g\u00e9r\u00e9e et exploit\u00e9e mais l&rsquo;importance \u00e0 y accorder doit \u00eatre bien diff\u00e9rente.<\/p>\n<p>Un \u00ab\u00a0Document d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb est une information valid\u00e9e, certifi\u00e9e et v\u00e9rifi\u00e9e qui, <strong>pour une entit\u00e9\/organisation donn\u00e9e et \u00e0 un moment donn\u00e9<\/strong>, \u00e0 une importance particuli\u00e8re&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li>dans le cadre de la conduite de ses activit\u00e9s (port\u00e9e fonctionnement journalier)<\/li>\n<li>dans leur dimension de preuve (port\u00e9e l\u00e9gale)<\/li>\n<li>dans leur dimension \u00ab\u00a0archive\u00a0\u00bb (port\u00e9e historique)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Selon la tout r\u00e9cente Norme <strong>ISO 15489:2016<\/strong> (Information et documentation &#8211; Gestion des documents d\u2019activit\u00e9), les documents d&rsquo;activit\u00e9 constituent \u00e0 la fois des preuves des activit\u00e9s op\u00e9rationnelles et des actifs informationnels. Ils se distinguent des autres actifs informationnels par leur caract\u00e8re op\u00e9rationnel et le fait qu\u2019ils sont \u00e9tay\u00e9s par des m\u00e9tadonn\u00e9es.<\/p>\n<p>C&rsquo;est donc sur ces \u00ab\u00a0documents d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb que l&rsquo;effort principal de la gestion de l&rsquo;information doit se concentrer car ils sont sont ceux qui sont essentiels au bon fonctionnement et \u00e0 la p\u00e9rennit\u00e9 de l&rsquo;entit\u00e9\/organisation consid\u00e9r\u00e9e. Il est \u00e0 noter que ces \u00ab\u00a0Documents d&rsquo;activit\u00e9\u00a0\u00bb peuvent se pr\u00e9senter sur des supports divers : documents papier, documents num\u00e9riques, bases de donn\u00e9es, sites internet, blogs, photos,<\/p>\n<p>On parlera alors de \u00ab\u00a0<strong>Gestion des Documents d&rsquo;Activit\u00e9<\/strong>\u00a0\u00bb (ou, en anglais, \u00ab\u00a0Records Management\u00a0\u00bb) et de \u00ab\u00a0<strong>SGDA<\/strong>\u00a0\u00bb (<strong>S<\/strong>yst\u00e8me de <strong>G<\/strong>estion des <strong>D<\/strong>ocuments d&rsquo;<strong>A<\/strong>ctivit\u00e9).<\/p>\n<h2>Les m\u00e9tadonn\u00e9es associ\u00e9es.<\/h2>\n<p>Une <b>m\u00e9tadonn\u00e9e<\/b> (mot compos\u00e9 du pr\u00e9fixe grec <i>meta<\/i>, indiquant l&rsquo;auto-r\u00e9f\u00e9rence&nbsp;; le mot signifie donc proprement \u00ab&nbsp;donn\u00e9e de\/\u00e0 propos de donn\u00e9e&nbsp;\u00bb) d\u00e9signe, par d\u00e9finition, une donn\u00e9e servant \u00e0 caract\u00e9riser et d\u00e9crire une autre donn\u00e9e quel que soit son support (papier ou \u00e9lectronique).<\/p>\n<p>Appliqu\u00e9 \u00e0 la gestion \u00e9lectronique des documents d&rsquo;activit\u00e9, on peut d\u00e9finir les m\u00e9tadonn\u00e9es comme des informations structur\u00e9es ou semi-structur\u00e9es, qui sont associ\u00e9es directement \u00e0 un document d&rsquo;activit\u00e9 et qui en permettent, durant tout son cycle de vie, la cr\u00e9ation, le stockage, la gestion, l&rsquo;utilisation et l&rsquo;archivage. Les m\u00e9tadonn\u00e9es qualifient, d\u00e9crivent et caract\u00e9risent donc le document auquel elles sont associ\u00e9es.<\/p>\n<p>Elles correspondent donc \u00e0 des enregistrements de ces informations et portent sur les domaines suivants :<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Administrative Metadata<\/strong><br \/>\nInformations de gestion comme le support (Doc digital, Doc papier, film, photo, &#8230;), le propri\u00e9taire, le service de contact, la langue, le titre, une description libre, les mots cl\u00e9 associ\u00e9s, la date de saisie, le contexte dans le quel le Document d&rsquo;activit\u00e9 a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9 ou re\u00e7u, &#8230;<\/li>\n<li><strong>Technical Metadata<\/strong><br \/>\nInformations techniques sur le fichier num\u00e9rique comme l&rsquo;identifiant unique (UId), le format, la taille et le nom du fichier, l&rsquo;URL, l&rsquo;identification et la version du software ayant cr\u00e9\u00e9 le fichier, le syst\u00e8me permettant d&rsquo;assurer l&rsquo;int\u00e9grit\u00e9 du Doc, &#8230;<\/li>\n<li><strong>Descriptive Metadata<\/strong><br \/>\nInformations sur le contenu du document d&rsquo;activit\u00e9 permettant son identification, son indexation et sa recherche ult\u00e9rieure.<\/li>\n<li><strong>Structural Metadata<\/strong><br \/>\nInformations sur les relations avec avec ses composantes constitutives ou avec d&rsquo;autres Documents d&rsquo;activit\u00e9.<\/li>\n<li><strong>Preservation Metadata<\/strong><br \/>\nInformations&nbsp; sur la politique de r\u00e9tention \u00e0 appliquer (dur\u00e9e de vie\/valid\u00e9, destination en fin de vie, archivage interm\u00e9diaire, autorit\u00e9 responsable, &#8230;).<\/li>\n<li><strong>Use Metadata<br \/>\n<\/strong>Informations d\u00e9crivant comment le Document peut \u00eatre consult\u00e9 et comment il peut \u00eatre distribu\u00e9 (degr\u00e9 de s\u00e9curit\u00e9, droit d&rsquo;acc\u00e8s, r\u00e8gles de d\u00e9l\u00e9gation, &#8230;).<\/li>\n<li><strong>Historical Metadata<br \/>\n<\/strong>Informations sur la fa\u00e7on dont le document a \u00e9t\u00e9 utilis\u00e9 (historique des changements majeurs).<\/li>\n<\/ol>\n<p>Ce sont d&rsquo;ailleurs ces m\u00e9tadonn\u00e9es qui vont permettre de pouvoir\/devoir consid\u00e9rer le document d&rsquo;activit\u00e9 de \u00ab\u00a0probant\u00a0\u00bb (= qui a force de preuve &#8230;).<\/p>\n<h2>Les metadonn\u00e9es, un passage oblig\u00e9 &#8230;<\/h2>\n<p>Les m\u00e9tadonn\u00e9es sont donc la <strong>carte d\u2019identit\u00e9 d\u2019un document<\/strong>. Elles permettent de l\u2019identifier, de le retrouver, de le d\u00e9crire, de le qualifier, d\u2019expliquer l\u2019origine de sa cr\u00e9ation, son utilit\u00e9 et ses destinataires.<br \/>\nAu-del\u00e0 de cette seule description, elles facilitent la recherche et le partage des ressources, la gestion de collections, leur pr\u00e9servation autant que la gestion des droits et l\u2019authentification des documents.<\/p>\n<p>Dans un contexte digital, aujourd&rsquo;hui, incontournable, la d\u00e9finition du jeu appropri\u00e9 de m\u00e9tadonn\u00e9es \u00e0 associer aux documents d&rsquo;activit\u00e9 g\u00e9r\u00e9s par une organisation g\u00e8re ainsi que l&rsquo;alimentation rigoureuse de celle-ci constituent indubitablement un \u00ab\u00a0Must\u00a0\u00bb (pour ne pas dire une condition sine qua non) \u00e0 tout projet de transition num\u00e9rique. Ces m\u00e9tadonn\u00e9es \u00e9tant contextuelles (c\u00e0d li\u00e9es au type de documents trait\u00e9s et au type d&rsquo;organisation traitante), la d\u00e9termination des m\u00e9tadonn\u00e9es doit donc, dans chaque cas, faire l&rsquo;objet d&rsquo;une analyse d\u00e9taill\u00e9e et sp\u00e9cifique.<\/p>\n<p>La digitalisation des documents facilitent la mise en oeuvre de cette philosophie et jette un pond entre gestion journali\u00e8re et archivage.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Une gouvernance de l&rsquo;information efficiente est, aujourd&rsquo;hui, indissociable d&rsquo;une gestion rigoureuse des documents d&rsquo;activit\u00e9 (\u00ab\u00a0Records\u00a0\u00bb en anglais) compl\u00e9t\u00e9e par l&rsquo;exploitation de toute une batterie de m\u00e9tadonn\u00e9es. La ma\u00eetrise et mise en \u0153uvre effective de ces deux notions sont d&rsquo;ailleurs absolument indispensables pour une utilisation efficiente\u00a0 des syst\u00e8mes \u00e9lectroniques de gestion des documents et ensuite d&rsquo;archivage (GED (ou RMS en anglais) et ensuite SAE). <a class=\"more-link\" href=\"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/2023\/07\/09\/la-gouvernance-de-linformation-passe-par-les-documents-dactivites-digitaux-records-et-leurs-metadonnees\/\">Lire plus &#8230;<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1292,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_exactmetrics_skip_tracking":false,"_exactmetrics_sitenote_active":false,"_exactmetrics_sitenote_note":"","_exactmetrics_sitenote_category":0,"footnotes":""},"categories":[4,119,245,71],"tags":[37,140,293,295,107,125,294,314,123,241,215],"class_list":["post-921","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestion-de-projet","category-gestion-de-linformation","category-transformation-digitale","category-management-general","tag-accompagnement","tag-coaching","tag-documents-dactivite","tag-e-gouvernance","tag-formation","tag-gestion-documentaire","tag-gouvernace-de-linformation","tag-metadonnee","tag-records-management","tag-transformation-digitale","tag-transformation-numerique"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/921","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=921"}],"version-history":[{"count":12,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/921\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1601,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/921\/revisions\/1601"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1292"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=921"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=921"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=921"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}