{"id":946,"date":"2020-07-20T14:00:06","date_gmt":"2020-07-20T12:00:06","guid":{"rendered":"http:\/\/alltogether.be\/?p=946"},"modified":"2020-07-20T14:29:43","modified_gmt":"2020-07-20T12:29:43","slug":"la-transformation-digitale-via-la-gestion-des-documents-dactivite-records-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/alltogether.be\/index.php\/2020\/07\/20\/la-transformation-digitale-via-la-gestion-des-documents-dactivite-records-management\/","title":{"rendered":"La transformation digitale via la gestion des Documents d’Activit\u00e9 (Records Management)"},"content":{"rendered":"
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Toute entreprise, toute organisation ou toute administration (:-)) doit aujourd’hui (si ce n’est pas d\u00e9j\u00e0 fait :-)) se poser une question existentielle correspondant \u00e0 une r\u00e9alit\u00e9 omnipr\u00e9sente de son mode de fonctionnement actuel : comment aborder la digitalisation ?<\/p>\n

Cette fameuse \u00ab\u00a0digitalisation\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0num\u00e9risation\u00a0\u00bb va naturellement de pair avec la l\u00e9gitime interrogation du sort et de la destination \u00e0 donner \u00e0 la masse de \u00ab\u00a0papier\u00a0\u00bb (contenant l’information et les documents n\u00e9cessaires) produit et\/ou re\u00e7u.<\/p>\n

Cette r\u00e9flexion passe \u00e0 son tour sur un inventaire et une cat\u00e9gorisation de ces informations et de ces documents essentiels qui porteront d\u00e9sormais le nom de Documents d’Activit\u00e9<\/strong> (Records en anglais).<\/p>\n

Mettre en place un projet de num\u00e9risation (transformation digitale) devrait donc id\u00e9alement se baser sur la politique de gestion des Documents d’Activit\u00e9<\/strong> (Records) appliqu\u00e9e au sein de l’organisation vis\u00e9e. Si celle-ci n’est pas encore vraiment disponible, le projet pr\u00e9cit\u00e9 devrait, en principe et avant de pouvoir r\u00e9ellement commencer, d\u00e9finir cette fameuse gestion des Documents d’Activit\u00e9<\/strong> (Records). Ils constituent en effet l’essence m\u00eame et la raison d’\u00eatre de l’organisation.<\/p>\n

Tout applicatif d\u00e9velopp\u00e9 pour automatiser leur capture, leur traitement et leur archivage devrait essentiellement s’appuyer sur cette politique de gestion des Documents d’Activit\u00e9<\/strong> (Records).<\/p>\n

Cependant avant de parler de ces Documents d’activit\u00e9<\/strong> (Records), voici un petit rappel de quelques notions\u00a0 :<\/p>\n

Diff\u00e9rence entre \u201cdonn\u00e9e\u201d et \u201cinformation\u201d.<\/h2>\n

Une donn\u00e9e est une description brute, \u00e9l\u00e9mentaire et souvent cod\u00e9e d\u2019une infime partie de notre r\u00e9alit\u00e9. Elle est donc une ressource brute qui n\u2019a aucune signification en soi. Il peut s\u2019agir d\u2019une valeur, d\u2019un param\u00e8tre, d\u2019un symbole, d\u2019une image, \u2026 Lui donner une signification implique d ela rattacher \u00e0 un contexte …<\/p>\n

Une information est le r\u00e9sultat d\u2019une interpr\u00e9tation et une exploitation r\u00e9fl\u00e9chie d\u2019une ou d\u2019une s\u00e9rie de donn\u00e9es replac\u00e9es dans leur contexte. Une information d\u00e9coule donc toujours de donn\u00e9es mais, contrairement \u00e0 ces derni\u00e8res, elle a un contexte, un sens propre et sa propre utilit\u00e9.<\/p>\n

Les donn\u00e9es et les informations doivent toutes les deux \u00eatre g\u00e9r\u00e9es (\u00ab\u00a0data management\u00a0\u00bb versus \u00ab\u00a0information management\u00a0\u00bb). Tandis que la gestion des donn\u00e9es rel\u00e8ve plus de la technique des Syst\u00e8mes d\u2019Information (SI), la gestion de l\u2019information est la responsabilit\u00e9 des d\u00e9cideurs car elle est un garant d\u2019une gestion saine, efficace et efficiente de l\u2019ensemble de l\u2019organisation.<\/p>\n

\u00a0Et les Documents d’Activit\u00e9 (Records) dans tout cela ?<\/h2>\n

Parmi la montagne d\u2019informations que nous avons \u00e0 traiter chaque jour, certaines ont naturellement une plus grande importance. Cependant cette importance est relative et est li\u00e9e au contexte dans lequel on traite cette information.<\/p>\n

Par Exemple, l\u2019information de l\u2019ex\u00e9cution de travaux \u00e0 la voirie dans la rue du Pr\u00e9sident aura une importance et des r\u00e9percussions toutes diff\u00e9rentes pour le g\u00e9rant d\u2019un magasin install\u00e9 dans cette rue que pour celui d\u2019un autre magasin install\u00e9 dans une localit\u00e9 voisine.\u00a0 Pour le premier, cette m\u00eame information est \u00ab vitale \u00bb, pour le second elle est presque accessoire.<\/p>\n

C\u2019est ici qu\u2019intervient la notion de Document d’Activit\u00e9 (Record). Pour le premier g\u00e9rant, cette est information est devenue essentielle (= un Document d’activit\u00e9), pour le second elle reste une simple information. Dans les deux cas, cette information doit \u00eatre g\u00e9r\u00e9e et exploit\u00e9e mais l\u2019importance \u00e0 y accorder devrait \u00eatre bien diff\u00e9rente.
\nUn Document d’Activit\u00e9 est donc une information valid\u00e9e\/certifi\u00e9e\/v\u00e9rifi\u00e9e<\/strong> qui, pour une entit\u00e9\/organisation donn\u00e9e<\/strong>, \u00e0 une importance toute particuli\u00e8re\u00a0 :<\/p>\n