Data, Information, Records.
Mettre en place un politique de gestion de l’information au sein d’une organisation donnée devrait, en principe commencer par une meilleure compréhension de ce qu’est une donnée, une « Information » et enfin un documents d’activité (« Record »).
Différence entre “donnée” et “information”.
Une donnée est une description brute, élémentaire et souvent codée d’une infime partie de notre réalité. Elle est donc une ressource brute qui n’a aucune signification en soi. Il peut s’agir d’une valeur, d’un paramètre, d’un symbole, d’une image, …
Une information est le résultat d’une interprétation et une exploitation réfléchie d’une ou d’une série de données. Une information découle donc toujours de données mais, contrairement à cette dernière, elle a un contexte, un sens propre et sa propre utilité.
Les données et les informations doivent toutes les deux être gérées (« data management » versus « information management »). Tandis que la gestion des données relève plus de la technique des Systèmes d’Information (SI), la gestion de l’information est la responsabilité des décideurs car elle est un garant d’une gestion saine, efficace et efficiente de l’ensemble de l’organisation.
La gestion de l’Information ou Information Management.
Plus que de simples données, tout le monde a besoin de disposer d’informations pertinentes, fiables et à jour afin de pouvoir effectuer son travail quotidien. La croissance exponentielle de la quantité d’informations mises à disposition et le très grand nombre de support débouchent naturellement sur la nécessité de mettre en place des règles, des procédures et des systèmes soutenant la gestion de ces informations. L’utilisation de supports électroniques (paperless admnistration) accentue cette problématique et souligne la nécessité d’une gestion rationnelle et centralisée.
La gestion de l’information (ou Info Mgt) s’appuie sur deux termes ayant une couverture très large, et qui combinés définissent un très bon périmètre. C’est en fait l’ensemble des rôles et opérations qui permettent, dans le cadre d’une organisation et d’une stratégie définie, d’avoir la meilleure maîtrise des informations issues des documents physiques, des données « core » et « corporate », des documents numériques, des données multimédia, … A ce niveau , il est clair que la gestion de l’information n’est pas un simple problème de technologie et qu’elle ne peut pas être réduite à la préoccupation d’une seule personne. Une gestion saine de l’information est une responsabilité de tous les membres de l’organisation, en commençant naturellement par sa hiérarchie et sa direction.
Et la « Gestion des documents d’activité » ( « Records Management ») dans tout cela ?
Parmi la montagne d’informations que nous avons à traiter chaque jour, certaines ont naturellement une plus grande importance. Cependant cette importance est relative et est liée au contexte dans lequel on traite cette information. Par Exemple, l’information de l’exécution de travaux à la voirie dans la rue du Président aura une importance et des répercussions toutes différentes pour le gérant d’un magasin installé dans cette rue que pour celui d’un autre magasin installé trois rues plus loin. Pour le premier, cette même information est « vitale », pour le second elle est presque accessoire. C’est ici qu’intervient la notion de documents d’activité (« Record »). Pour le premier cette est information est devenue un documents d’activité (« Record »), pour le second elle reste une simple information. Dans les deux cas, cette information doit être gérée et exploitée mais l’importance à y accorder devrait être bien différente.
Un documents d’activité (« Record ») est une information validée/certifiée/ vérifiée qui, pour une entité/organisation donnée, à une importance particulière :
- dans le cadre de la conduite de ses activités (portée fonctionnement journalier)
- dans leur dimension de preuve (portée légale)
- dans leur dimension « archive »(portée historique)
C’est donc sur ces documents d’activité (« Records ») que l’effort principal de la gestion de l’information doit porter car ils sont sont ceux qui sont essentiels au bon fonctionnement et à la pérennité de l’entité/organisation considérée. On parlera alors de « Records Management »
Les caractéristiques d’un documents d’activité (« Record ») bien géré.
- Un documents d’activité (« Record ») est un “patrimoine” de l’organisation/entreprise et suit son propre cycle de vie : tout commence par un besoin pour ensuite déboucher sur un traitement effectif (préparation, création, validation, stockage, diffusion, exploitation, …) et se termine par l’archivage (conservation/destruction). Le « Record » doit donc être géré car il constitue un actif de grande valeur.
- Chaque documents d’activité (« Record ») une source c’est-à-dire un auteur/propriétaire qui a comme responsabilité implicite mais réelle de garantir sa pertinence, sa mise à jour et sa gestion quotidienne.
- Chaque documents d’activité (« Record ») découle de l’exécution de la mission, des obligations légales s’y rapportant et des objectifs stratégiques. Les informations correspondantes sont essentielles pour le processus de décision et pour une saine et efficace exécution des tâches s’y afférant.
- L’information associée au documents d’activité (« Record ») doit être fiable c’est dire précise, pertinente, cohérente, à jour, indiscutable et sans équivoque. Lorsque cela est possible une seule et unique source accréditée doit être identifiée.
- L’information associée au documents d’activité (« Record ») doit être disponible, utilisable et réutilisable c’est-à-dire facile à retrouver, à consulter et à utiliser. De la discipline intellectuelle, des règles et une standardisation poussée facilitent son utilisation et son interprétation.
- L’information associée au documents d’activité (« Record ») doit être au maximum partagée tenant compte cependant des prescriptions légales et de son éventuel caractère confidentiel/privé.
- L’information associée au documents d’activité (« Record ») doit être gérée rigoureusement et la Direction doit donc prévoir une structure adéquate qui sera responsable de la gestion des « Records » au sein de son domaine de compétence. La discipline intellectuelle, des règles et une standardisation poussée sont indispensables.
L’étape suivante est maintenant de mettre en place un projet permettant de mettre une réelle politique de gestion des documents d’activité (« Records »).
Mais ceci est une autre histoire … et donc un autre article … :-).
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