Outils de travail devenus incontournables, les courriels sont et restent un fantastique moyen de communication informel permettant en quelques clics de contacter d’autres personnes connectées. Cependant, si on n’y prend garde, la boîte IN de notre messagerie électronique peut très vite devenir chronophage voir même anxiogène.
En effet, nous sommes nombreux qui, de retour d’une longue réunion ou de quelques jours de congé, découvrent que notre messagerie déborde déjà d’e-mails de tous types et de toutes origines et que le flux entrant quotidien est déjà occupé à faire son œuvre … Nous avons tous connus ce sentiment de désespoir voir même de panique … Comment vais-je faire pour rattraper tout cela et être/rester à nouveau à flot ?
Il n’y a pas de formule magique … Néanmoins, il y a des trucs et des astuces qui permettent de transformer l’ennemi « messagerie » en un allié pas trop envahissant. Je vais vous expliquer comment je m’en sors … toujours :-), souvent :-), parfois :-), …
Organiser son environnement de travail …
Tout d’abord et surtout, il faut organiser son environnement de travail au sein de son logiciel de messagerie. Ceci consiste en la création, dans celui-ci, de différents « folders » et « sous folders » (enveloppes, groupes …) qui vous permettront d’y stocker les e-mails traités en fonction des actions prises/désirées. A priori, trois grandes catégories
- Courriels encore à traiter => subdivisé a priori en trois sous-folders spécifiques : le premier pour les courriels à traiter aujourd’hui, un deuxième pour ceux à traiter aussi vite que possible et enfin un dernier pour ceux à traiter lorsque lorsque l’occasion se présentera.
- Courriels déjà traités/envoyés pour lesquels j’attends une réaction, une réponse ou des informations d’une autre personne/service = Action demandées
- Courriels traités et clôtures que j’estime important de conserver avec des folders et sous-folders thématiques.
Dépollution de sa messagerie.
Dés que cela est fait, voici comment je m’y prends … 🙂
Dés mon arrivée (avec la première tasse de café :-)), je dépollue ma messagerie
- Tous les matins, ma première activité est consulter mes courriels de la soirée et de la nuit. Pour ce faire, je m’accorde, à mon arrivée, +/- 30 min qui vont me permettre de prendre connaissance de ce que j’ai reçu et de trier les nouveaux e-mails entrants reçus.
- En principe, je n’accepte donc pas de réunion tôt le matin qui ne me permette pas de disposer de ces 30 fameuses minutes. Si je n’ai pas le choix, je viens au bureau plus tôt :-).
- Attention : Trier ne veut pas dire traiter ! Cette distinction est essentielle. Il ne faut surtout pas se laisser aspirer par un e-mail à l’apparence importante et/ou urgente. Il sera trié comme les autres mais il ne sera pas traité immédiatement. Le but de l’opération est de dépolluer sa messagerie pour pouvoir se concentrer par la suite sur l’essentiel.
Trier le contenu de sa messagerie.
Trier sa messagerie, c’est la vider en donnant un « sort » à chaque e-mail.
- Le tri commence donc par un examen rapide de chaque courriel sur base principalement de son titre, de son expéditeur, de son degré d’urgence (quoique certains expéditeurs en abusent …) et d’une lecture diagonale rapide (pour prendre connaissance de la problématique mais sans essayer de la résoudre ou d’y répondre).
- Cependant, si lors du tri de vos e-mails, vous vous rendez compte que la réponse à un de ceux-ci vous apparaît évidente et courte et que, donc, son traitement ne prendra que quelques secondes/minutes, vous pouvez le traiter directement. Vous récupérerez et classerez votre envoi plus tard (via l’option « Messages envoyés »).
Une première action immédiate pour certains emails particuliers :
- E-mails « système » (accusé de réception, accusé de lecture, notification d’absence, …) = Effacer immédiatement.
- E-mails « administratifs » (annonçant une panne d’électricité, un coupure d’eau, une coupure du réseau, la fermeture du restaurant d’entreprise, …) = Effacer immédiatement.
- E-mails « à caractère privé » (publicité, invitation, reprise de contacts, …) = Transfert immédiat vers la messagerie privée (« forward » et traitement différé en dehors des heures de service).
L’essentiel de la philosophie.
Sur base de cette lecture rapide, je vais alors décider, e-mail par e-mail, le type de traitement que je vais appliquer à ce courrier. Pour ce faire, j’applique la même logique que celle que je vous ai déjà montrée dans un de mes articles précédents : la fameuse matrice d’Eisenhower.
- E-mails avec contenu professionnel peu urgent et peu important = courriers relativement inutiles = Effacer immédiatement ou transférer dans le folder « à traiter lorsque l’occasion se présentera » (ce folder est souvent l’antichambre d’un effacement ultérieur … alors n’hésitez pas trop à l’effacer immédiatement …).
- E-mails avec contenu professionnel urgent mais peu important = courriers à faire traiter ( = tâche à déléguer) et donc à transférer (avec quelques mots de consignes) à un de ses collaborateurs afin qu’il s’en charge. Effacer l’original et transférer l’e-mail transféré dans le folder « Actions demandées« .
- E-mails avec contenu professionnel important mais peu urgent = courriers à traiter soi-même mais dont le traitement peut être différé : Transfert vers le folder « à traiter dés que possible » (en reformulant éventuellement le titre du message afin qu’il soit réellement significatif et en ajoutant dans celui-ci une date limite de traitement).
- E-mails avec contenu professionnel important et urgent = courriers à traiter soi-même mais dont le traitement ne peut malheureusement pas (trop) être différé : Transfert vers le folder « à traiter aujourd’hui«
Vous voila donc avec une boîte IN vide (ou presque :-)). Vous n’avez encore rien traité mais vous vous êtes organisés pour le faire de façon rationnelle et donc efficace. Si votre emploi du temps le permet attaquer vous donc immédiatement aux courriels contenus dans le folder « à traiter aujourd’hui« .
Vous l’avez compris, ce tri doit idéalement se faire tôt le matin (si possible avant que la masse de collaborateurs ne s’y mettent …) et, si possible, quelque part à la fin de la pause de midi …
Trucs et astuces complémentaires.
Voici quelques autres conseils qui vous permettront de mieux maîtriser votre outil de messagerie et donc votre journée …
- Désactiver la notification automatique d’arrivée d’un nouveau e-mail (popup, alerte sonore, …). Cela vous permettra de vous concentrer sur votre travail du moment.
- Fixer-vous des plages fixes (si possible) pendant les quelles vous lirez et trierez vos nouveaux e-mails entrant. L’urgent ne se communique pas vraiment par e-mail … si quelqu’un veut vous communiquer quelque chose d’urgent, qu’il vous téléphone, vienne vous trouvez physiquement ou utilise un outil de messagerie instantanée (comme, par Ex, Skype). Les collaborateurs, les collègues et même les patrons, ça s’éduquent ! :-).
- Dans vos réponses, employer un style direct (précis, concis et synthétique) Pensez à la technique des 3B (Bluff, Body, Background).
- Envoyer moins de courriels, vous en recevrez moins.
- Éviter de mettre trop de personnes en Info d’un e-mail ou d’une réponse envoyée. Plus, il y a de personnes concernées, plus vous aurez de réactions et donc de nouveaux e-mails à traiter. Limiter vous donc aux personnes qui un réel besoin d’en connaître (need to know <=> nice to know).
- Stoppez les e-mails de couverture, où tout le monde transfère des courriels à tout le monde afin de se déresponsabiliser et se justifier.
- Lors du traitement des chaînes d’e-mails (e-mails ayant fait l’objet de plusieurs « replies »), commencer à traiter les plus récents (en général il contiennent déjà les plus anciens qu’il ne faudra donc plus lire et que l’on pourra effacer).
- Utiliser une plateforme collaborative de partage de l’information pour y déposer des fichiers. Echanger les via des liens plutôt que de les envoyer en attaché à vos courriels.
- Préférer toujours le face à face aux e-mails
Ceci n’est pas la solution à tout … mais cela peut vraiment aider.
N’hésitez pas à commenter/critique cette nouvelle, cela me permettra de l’améliorer.
