Mon email sera-t-il lu jusqu’au bout et recevra-t-il le traitement adéquat ?
Combien de courriels/emails recevons et envoyons nous chaque jour ?
Probablement, comme tout le monde aujourd’hui, des dizaines, des centaines, …
Combien de temps de temps passons-nous chaque jour à simplement trier l’essentiel du superflu dans cette masse d’informations … Souvent nous nous forçons à lire l’ensemble du contenu de ces courriels afin d’être certain de ne rien rater !
Chaque jour, nous consacrons donc une énergie énorme simplement à trier, lire et comprendre ce que nous recevons …
Trier son courrier, c’est, d’abord et surtout, décider ce qu’on va en faire … et dans quel ordre on va le faire …
Trier son courrier, c’est choisir la quelles des 4 actions de base on va appliquer :
- FAIRE => prendre action
- DÉLÉGUER => déléguer, transférer à quelqu’un d’autre pour action
- PLANIFIER => Différer et planifier l’action
- ELIMINER => effacer
Si vous désirez avoir plus d’information à ce sujet, je vous invité à lire ou relire mes autres articles traitant cette matière.
Si l’on désire pouvoir faire cela rapidement sans devoir nécessairement lire l’entièreté du courriel/email traité, il faut que celui-ci soit structuré de façon telle que le choix d’un des 4D’s puisse se faire à la lecture
- du titre et/ou
- dés la lecture des premières lignes.
Voici donc un petit truc qui pourra vous aider, vous et votre organisation, à condition naturellement que celle-ci le fasse appliquer de façon généralisée en son sein. Ce petit truc s’inspire encore du monde militaire qui implique rigueur, efficacité et surtout efficience. En effet, en opérations, très souvent, le temps manque et les décisions ont des répercussions vitales immédiates.
Ce petit truc se structure à deux niveaux :
- le titre de l’email ou du courriel
- le corps de cet email/courriel
Un titre significatif précédé d’un mot clé introductif.
Le titre (objet) d’un courriel est le texte qui apparaît dans notre boîte boîte de réception et qui, en principe, est censé donner une idée bien précise du contenu du courriel reçu. C’est son but et sa finalité mais parfois/souvent, il faut bien avouer que l’ouverture et la lecture de l’ensemble du texte est nécessaire pour comprendre de quoi il s’agit exactement.
Le titre est rédigé à destination des destinataires principaux du courriels : ceux que l’on renseigne dans la case « à » (ou « to »). C’est pour eux qu’il doit être court, pertinent et significatif.
Pour ce faire, nous allons faire commencer notre titre par un mot clé qui va indiquer d’emblée qu’elle est la finalité première du courriel :
- demande-t-il une action ?
- cette action est-elle une signature, une décision ?
- est-il une demande, une requête ?
- constitue-t-il des mesures de coordination nécessaires
- est-il simplement informatif ?
- est-il personnel ?
- …
Cela sera traduit par un mot-clé qui débutera le titre de notre courriel et pour reprendre la même séquence que ci-dessus :
- ACTION
- SIGN
- DECISION
- REQUEST
- COORD
- INFO
- PERSONAL
- …
Ce mot-clé sera alors suivi du titre significatif qui en quelques mots expliquera le contenu et le contexte du contenu du courriel.
Exemples :
- ACTION – Fourniture des données « métiers » pour le dossier 20158.
- SIGN – Signature de l’offre N° PAT-5896
- DECISION – Décision en matière de signature électronique
- REQUEST – Demande d’une heure de facilité de service pour …
- COORD – Mesures de coordination pour la mission du …
- INFO – Mise à disposition d’un fontaine à eau au 4° étage
- PERSONAL – On se fait un petit resto ce midi ?
En combinant ce titre significatif avec les autres fonctionnalités de votre messagerie électronique (importance / urgence / …) vous donnerez à votre interlocuteur (et en un coup d’œil) toutes les informations nécessaires lui permettant un traitement différencié et efficient.
Un contenu structuré facilitant la lecture et la compréhension.
Si votre courriel/email est long et contient beaucoup d’informations, il y a lieu de le structurer afin d’en faciliter la lecture. Tout n’a pas la même importance et il faut donc placer ce qui est essentiel au début du texte afin d’être certain qu’il sera lu.
Pour ce faire, il est opportun d’utiliser et d’appliquer la règle des 3B’s.
- BLUF
- Body
- Background
Le principe est simple :
- Je commence toujours le texte de mon courriel/email par le « BLUF » !
- Je donne ensuite le raisonnement et l’argumentation qui ont amené à ce « BLUF » ( = le « Body » = l’argumentaire).
- Je termine par les informations complémentaires dont la lecture peut être intéressante mais n’est pas nécessairement indispensable (= le « Background » = le contexte, les liens avec d’autres dossiers, l’historique, …).
Mais ce BLUF, c’est quoi en fait ?
From Wikipédia : A BLUF (bottom line up front) is a paragraph where the conclusions and recommendations are placed at the beginning of the text, rather than the end, in order to facilitate rapid decision making. Traditionally, conclusions and recommendations are included at the end, following the arguments and considerations of facts. A BLUF differs from an abstract or an executiv summary in that it does not necessarily summarize the arguments or evidence included.
Le BLUF contient donc l’essence du courriel/email. Il doit être court, parlant, explicite et accrocheur. Il doit compléter le titre et permettre au lecteur de décider, à sa simple lecture,
- si ce courriel/email nécessite une lecture approfondie (ou non) et
- quel est le traitement à y donner => en d’autres mots le quel des 4D’s il va lui appliquer (Do-Delegate-Deposit-Delete).
De cette façon, vous aurez la quasi certitude que les emails que vous envoyez seront lus (du moins l’essentiel sera lu = le BLUF !);
Et maintenant, je fais quoi ?
Alors tout cela sera efficace à condition, naturellement, que la majorité des personnes échangeant des emails avec vous appliquent cette philosophie et cette manière de s’exprimer.
Pas gagné … En effet … Ceci passera aussi par un « long » travail d’éducation et par la mise en place, au sein de votre organisation, d’une politique officielle d’emploi des emails …
Quoi qu’il en soit, vous pouvez déjà l’appliquer en solo et espérer que votre structuration sera remarquée et fera « école » …
Parlez-en autour de vous … 🙂 …
