Organiser, animer et présider une réunion importante n’est pas toujours une sinécure. Réussir dans ce domaine demande un minimum de préparation. Celle-ci vous permettra d’avoir et de garder le contrôle sur le déroulement de la réunion et d’atteindre les objectifs fixés.
Qu’elle n’empêche néanmoins pas souplesse, réactivité et surtout humour … :-).
Dans un article précédent, nous nous sommes poser les trois questions préalables indispensables :
– Faut-il vraiment une réunion pour traiter cette problématique ?
– Quel sera l’objectif réel de notre réunion ?
– Quel type de réunion vais-je organiser (typologie des réunions) ?
Dans ce second volet, nous allons nous attaquer à la préparation , la convocation, la tenue et à la clôture de la réunion elle-même.
La préparation
Sauf si vous n’êtes pas un grand virtuose du travail sans filet (et il y en a …), de la préparation va dépendre toute la suite. Prenez donc le temps de passer et de fixer les éléments suivants :
- L’objectif de la réunion doit être clairement défini est servira de socle à toute la préparation.
- L’animateur et le secrétaire sont désignés (probablement Vous dans les deux cas … mais pas toujours :-)).
- Les participants seront désignés en fonction de leur implication, de leur intérêt et de leur plus-values dans les discussions.
- La salle est choisie et réservée sur base de l’objectif et du nombre de participants.
- Le matériel nécessaire est déterminé et réservé (projecteur, pc portable, écran, tableau, prise multiple, rallonge, micro, ampli, …).
- Les rafraîchissements sont commandés (eau, café, …).
- La date est fixée en fonction des disponibilités (salle et participants-clés).
- L’heure de début est fixée en fonction des horaires de travail habituel et du temps nécessaire aux participants pour accéder à la salle de réunion.
- L’agenda (ordre du jour) est fixé afin de permettre d’atteindre l’objectif visé.
- Les intervenants extérieurs (= les personnes devant prendre en charge certains points de l’agenda) sont désignées et prévenues.
- La durée est également fixée (deux heures est, en principe un maximum … sauf exceptions contrôlées).
- Le contenu des différents points de l’agenda est préparé, consolidé et mis en forme.
- Un powerpoint (et oui !) est préparé afin de
– présenter l’agenda de la réunion et
– servir de fil conducteur à la tenue de la réunion.
Il sera léger, lisible et agréable à voir … mais sans pour autant distraire les participants :-). - Les impressions éventuellement nécessaires doivent être prévues et effectuées à temps
La convocation/invitation
- Cette convocation/invitation doit impérativement
– être envoyée (et donc arriver) suffisamment tôt;
– donner envie de venir;
– inciter à préparer la réunion;
– préciser clairement si le participation est souhaitée ou requise. - Elle doit contenir au minimum :
– le titre/objet de la réunion;
– son objectif;
– les noms de l’organisateur et de l’animateur (si différent);
– l’horaire (date + heure début + durée);
– le lieu avec éventuellement un plan d’accès;
– l’agenda/ordre du jour;
– la liste des participants;
– les personnes concernées par des points spécifiques;
– la préparation minimale éventuellement requise;
– le matériel à éventuellement apporter par les participants (calculatrice, document particulier.
La réunion en tant que telle …
Organiser les lieux
- Il est essentiel de vérifier à l’avance que tout est en ordre (agencement des tables et chaises, installation et vérification
du matériel, disponibilité des rafraîchissements, température de la salle, …). - L’animateur DOIT choisir et fixer (voir imposer) sa place autour de la table de réunion. Cette position doit idéalement être
centrale car il préside la réunion et doit focaliser l’attention des participants.
L’accueil et l’introduction
- L’animateur commence la réunion à l’heure prévue.
- Il accueille les participants et les invite à prendre place.
- Il met à disposition les documents et « print-out » prévus.
- Il se présente et explique en quoi il est compétent pour la problématique traitée.
- Il débute de façon formelle la réunion et fait cesser les apartés.
- Il présente de façon synthétique l’objet, l’objectif et le timing de la réunion.
- Il fait un tour de table afin de donner à chaque personne la possibilité de se présenter et de situer par rapport à la problématique traitée (quel est son rôle).
- Éventuellement, il résume la réunion précédente et faire approuver son rapport de réunion.
- Il présente l’ordre du jour (agenda) ainsi que la méthodologie de conduite de réunion qui sera appliquée.
La conduite de la réunion
- C’est le rôle de l’animateur qui sera le garant de la bonne tenue de la réunion.
- Sauf s’il veut volontairement et expressément interpeller son auditoire, l’animateur adoptera un style d’animation culturellement en phase avec son public et adapté au type de réunion qu’il mène.
- Sauf raison impérieuse, il est essentiel de suivre l’agenda prévu et de respecter le timing annoncé.
- Le but d’une réunion étant souvent de partager et recueillir de l’information, l’animateur facilite et stimule les échanges.
- Il détend l’atmosphère et mets les à l’aise (humour bien choisi).
- Régulièrement, il s’assure de la bonne compréhension des débats par l’ensemble des participants.
- Pour ce faire, il reformule, synthétise, interpelle, donne et/ou demande des clarifications, pose des questions ouvertes, …
- Il modère le groupe, lisse les tensions et les conflits latents ou déclarés.
- Il recentre les débats lorsque ceux-ci s’écartent trop du sujet initial (ra peller le sujet et l’objectif de la réunion).
- Il relance les discussions lors des temps morts.
- Il s’assure que tous les participants ont un temps de parole équitable en freinant ceux qui monopolisent la parole et en encourageant les plus timides.
- Il dirige les débats et les oriente vers l’atteinte de l’objectif.
- Il observe en permanence les participants et est à l’écoute de leurs attendes et besoins.
- Après +/- 50 minutes, il organise une pause (legs stretching, rafraîchissement, toilette, cigarette, …) et il fixe clairement la durée de celle-ci.
- Il vérifie régulièrement son timing et adapte le rythme de la réunion afin de terminer et clôturer à l’heure prévue (sans précipitation de dernière minute …).
La clôture et la conclusion
- L’animateur termine à l’heure annoncée.
- Il fait une synthèse générale en insistant sur les résultats obtenus.
- il rappelle ce qui est attendu après la réunion des différents participants
- Il répond aux dernière questions.
- il procède à un dernier tour de table afin de recueillir les dernières considérations des participants.
- Éventuellement, il fixe et communique la date de la prochaine réunion.
- Il conclut et remercie les participants.
L’après réunion …
- L’animateur aidé du secrétaire de la réunion rédige le compte-rendu de la réunion.
- Celui-ci doit être :
– opérationnel (càd exploitable comme outil de travail);
– objectif (càd traduire correctement ce qui a été dit sans censure/filtre ni ajout de considérations personnelles additionnelles);
– complet mais clair,synthétique et concis. - Il doit être rédigé rapidement et soumis à l’approbation (signature) de l’autorité hiérarchique en charge.
- Il doit être diffusé sans tarder.
- Une réunion n’a de raison d’être que si ses résultats sont exploités !
Conclusions
Organiser une réunion selon les règles de l’art demande l’exécution d’une multitude de tâches aussi bien avant que pendant et aussi après la réunion.
Les trois périodes sont périodes sont à considérer avec attention … car une réunion est un tout …
Tout cela s’apprend et doit surtout se pratiquer …
Je trouve Mr Plasman extrêmement clair et organisé dans ses exposés. J’en prends bonne note (pour
moi-même) , d’autant que j’ai réunion ce soir.
Encore merci des conseils.
Edith DUCHENE
Simplement merci