Définition d’une réunion (de travail).
Une des définitions proposées par le dictionnaire « Larousse » (http://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/r%C3%A9union/69025 synthétise très bien l’essence même du mot « réunion » utilisé dans un contexte « travail » : « Action de réunir des personnes en un lieu (même virtuel) à une fin déterminée« .
Cependant, même cette formulation est très simple et limpide, la mise en œuvre (lire l’organisation et la tenue) d’une réunion de travail n’est pas toujours une opération anodine.
Objectif mal formulé, agenda flou, manque de préparation, mauvais choix des participants, organisation déficiente, timing inadapté, faiblesse de l’animation, conclusion mal ficelée, absence de compte-rendu …
tous les ingrédients d’une réunion ratée.
Mais faut-il vraiment une réunion ?
C’est en effet la première question à se poser. Nous avons tous des agendas surchargés et trop souvent encombrés de réunions intempestives et/ou improductives. Il ne fait donc se réunir que si vraiment cela en vaut la peine et que si cela a réellement une valeur ajoutée …
Voici donc quelques interrogations simples et objectives qui permettent de déterminer la pertinence de l’organisation d’une réunion :
- ai-je besoin de compétences et/ou d’appuis externes … ?
- le problème implique-t-il d’autres personnes/services … ?
- le problème nécessite-t-il une décision, une intervention ou une coopération de plusieurs personnes/services … ?
- ai-je le temps matériel pour organiser correctement une réunion … ?
Si une des réponses est NON, l’opportunité d’organiser une réunion commence à être discutable.
Il est alors peut-être/probablement préférable de régler soi-même le problème ou d’aller rencontrer en tête-à-tête votre ou vos interlocuteur(s). Cela ira certainement plus vite et sera plus efficace :-).
Cependant à côté de justifications purement rationnelles, il peut être utile d’organiser une réunion pour des raisons symboliques et/ou émotionnelles. Le bénéfice est alors de l’ordre de l’ambiance et du climat général (ce qui n’est pas à négliger nous plus :-)).
Une réunion n’en n’est pas une autre …
La deuxième question à se poser est l’objectif de la réunion que l’on désire organiser. Car il y a »réunion » et « réunion » …
Chaque réunion doit donc avoir un objectif bien précis (le « à une fin déterminée » de notre définition du départ).
L’objectif de la réunion va d’ailleurs déterminer la méthodologie à appliquer ainsi que le rôle et l’attitude de l’animateur de réunion.
Il n’est donc pas, a priori, indiquer de mixer les objectifs lors d’une même réunion. Si cela doit être le cas, il est essentiel de bien diviser la réunion en plusieurs phases bien distinctes avec chacune son propre objectif, son propre timing et sa propre méthodologie.
Typologie des réunions
- Réunion d’information descendante
- Objectif : Exposer un message , vouloir convaincre
- Animateur : Monologue, style directif, exposer les faits clairement, de façon ordonnée et convaincante, …
- Réunion d’information ascendante
- Objectif : Prendre des informations auprès de la base
- Animateur : Être à l’écoute, faire s’exprimer, distribuer la parole en veillant à ce que toutes les composantes s’expriment, ne pas prendre parti, rester neutre, …
- Réunion de résolution de problème
- Objectif : Trouver une solution
- Animateur : Préciser des faits et énoncer les hypothèses, écouter activement et inciter à proposer des solutions, ne pas juger, rester neutre, synthétiser, reformuler, …
- Réunion de négociation
- Objectif : Chercher un accord, atteindre un compromis, concilier des positions,
- Animateur : Connaître les points de vue de chacun. exposer objectivement le problème pour permettre au groupe de travailler, effectuer une synthèse, reformuler les points de vue, aplanir les différents, calmer les esprits, amener vers le compromis, …
- Réunion de prise de décision
- Objectif : Exposer un message et diffuser les informations nécessaires pour obtenir des directives
- Animateur : Exposer les faits, proposer des solutions possibles, distribuer la parole pour favoriser l’émergence d’arguments, établir les règles de la prise de décision, susciter la prise de décision, …
- Réunion de créativité
- Objectif : Rechercher de nouvelles idées, de nouveaux systèmes ou nouvelles méthodes, lever des freins, échanger des expériences.
- Animateur : Conduite non directive : exposer la situation pour permettre la réflexion, faire appel à la compétences des membres du groupes, recherche active de solutions possibles, accepter les idées les plus folles, laisser s’exprimer le groupe, aider le groupe à construire sur les idées avancées, éviter les jugements à chaud, …
- Réunion de formation
- Objectif : Faire acquérir de nouvelles compétences
- Animateur : Organiser le temps et l’espace pour atteindre les objectifs de formation, Prévoir de l’interactivité, laisser du temps pour les questions, faire la synthèse et ré-insister sur les messages clés.
- Réunion amicale/sociale
- Objectif : Développer ou maintenir la cohésion et les liens psycho-affectifs.
- Animateur : Organiser la rencontre, veiller au confort, détendre l’atmosphère, s’intéresser à ce que les gens sont réellement, éviter de parler « travail », …
- …
Et maintenant organisons cette fameuse réunion …
et voila …
Vous êtes convaincu qu’une réunion est nécessaire et opportune …
Vous avez défini l’objectif de cette réunion …
Vous pouvez maintenant l’organiser … en séparant les trois étapes suivantes :
- la Préparation
- le Déroulement
- le Suivi
Mais tout cela ce sera pour un prochain article 🙂 …
A suivre …
