Infobésité et Documents d’activité (ou « Records ») …

Un tri et une sélection de ce qui est réellement essentiel …

Parmi la montagne d’informations que nous avons à traiter chaque jour, certaines ont naturellement une plus grande importance. Cependant cette importance est relative et est aussi liée au contexte dans lequel on traite cette information. Par Exemple, l’information de l’exécution de travaux à la voirie dans la rue du Président aura une importance et des répercussions toutes différentes pour le gérant d’un magasin installé dans cette rue que pour celui d’un autre magasin installé trois rues plus loin.  Pour le premier, cette même information est « vitale », pour le second elle est presque accessoire. C’est ici qu’intervient la notion de « Document d’activité ». Pour le premier cette information  a priori anodine est devenue une information vitale, pour le second elle reste une simple information juste bonne à savoir. Dans les deux cas, cette information doit être gérée et exploitée mais les impacts potentiels pour les deux magasins précités sont très différents.
Pour une entreprise privée ou publique, l’effort principal de la gestion documentaire doit porter sur les informations qui sont indispensables à son bon fonctionnement et à sa pérennité. De façon simple, un document d’activité un document/information créé ou reçu par une entités/organisation/entreprise qui a une importance significative : 

• dans le cadre de la conduite de ses activités (portée fonctionnement journalier)
• dans sa dimension de preuve (portée légale)
• dans sa dimension « patrimoniale « (portée archivistique / historique)

Qu’en disent les normes internationales ?

Le sujet est suffisamment important pour que la communauté internationale se penche sur cette matière et problématique/ En effet, deux normes ISO définissent (et bien plus :-)) la notion de document d’activité : la norme ISO 15489 et la norme 30300 qui donne chacune leur propre définition qui se complètent parfaitement …

La norme ISO 15489 (Information et documentation « Records Management ») définit les documents d’activités comme les « documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité ». 

La norme ISO 30300 (Système de gestion des documents d’activité) les définit comme les « informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité ».

De ces définitions nous pouvons aisément mettre en relief quelques caractéristiques actuelles de ce fameux document d’activité :

1. le terme « preuve » ne s’entend pas uniquement au sens juridique mais également au sens opérationnel permettant à un organisme de conduire ses activités au quotidien et de justifier ses actions pour des obligations internes et/ou externes;
2. les documents d’activité sont, aujourd’hui,  des informations et des documents majoritairement numériques car de plus en plus produits dans un environnement et des systèmes électroniques;
3. les documents d’activité sont à la fois la trace et le support de la conduite des activités d’une entité;
4. toutes les informations et tous les documents ne sont pas des documents d’activité; 
5. Pour pouvoir être qualifié de document d’activité, celui-ci doit  présenter les caractéristiques suivantes :
   1. authenticité : le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été;
   2. fiabilité : le contenu du document peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits;
   3. intégrité : le document (information et support) est complet et n’a pas été altéré;
   4. exploitabilité : le document est exploitable s’il peut être retrouvé et consulté à la demande.

Ceci nous amène tout naturellement à la nécessité de gérer avec efficience ces documents d’une importance vitale pour l’entreprise/organisation/entité.

Les caractéristiques d’un Document d’activité (« Record ») bien géré.

• Un Document d’activité est un réel “patrimoine” de l’organisation/entreprise et suit son propre cycle de vie : tout commence par un besoin pour ensuite déboucher sur un traitement effectif (préparation, création, validation, stockage, diffusion, exploitation, …) et se termine par l’archivage (conservation/destruction). Le document d’activité doit donc être géré car il constitue un actif de grande valeur.
• Chaque document d’activité  a un auteur/propriétaire qui a comme responsabilité implicite mais réelle de garantir sa pertinence, son intégrité et sa gestion quotidienne.
• Chaque document d’activité découle de l’exécution de la mission, des obligations légales s’y rapportant et des objectifs stratégiques. Les informations correspondantes sont essentielles pour le processus de décision et pour une saine et efficace exécution des tâches s’y afférant. Chaque document d’activité doit donc être considéré et géré comme un « asset » stratégique.
• L’information contenue dans un document d’activité doit être fiable c’est à dire précise, pertinente, cohérente, à jour, indiscutable et sans équivoque. Lorsque cela est possible une seule et unique source accréditée doit être identifiée.
• L’information contenue dans un Document d’activité doit être disponible, utilisable et réutilisable c’est-à-dire facile à retrouver, à consulter et à utiliser. De la discipline intellectuelle, des règles et une standardisation poussée facilitent sa recherche, son utilisation et son interprétation.
• L’information contenue dans un Document d’activité doit être au maximum partagée tenant compte cependant des prescriptions légales et de son éventuel caractère confidentiel/privé.
• L’information contenue dans un Document d’activité doit être gérée rigoureusement et la Direction doit donc prévoir une structure adéquate qui sera responsable de la gestion de ces « assets » stratégiques au sein de son domaine de compétence. La discipline intellectuelle, des règles et une standardisation poussée sont indispensables.

L’étape suivante est maintenant de mettre en place un projet permettant de mettre une réelle politique de gestion des « Records ».
Mais ceci est une autre histoire … et donc probablement un autre article … :-).