Dans une approche de gestion documentaire, il est essentiel de d’abord identifier les documents circulant dans notre organisation qui ont pour celle-ci une réelle valeur. En effet, dans un contexte d’infobésité, tout ce qui circule et s’échange ne vaut très probablement pas la peine d’être sécuriser et conserver. Tout document de valeur (et plus précisément si on peut lui attribuer la qualité de « Record » (pour les anglo-saxons) ou de « Document d’activité » (pour les francophones)) mérite un traitement de choix.
Cependant, un document (et donc un « Record/Document d’activité ») est une entité « vivante » qui suit un cycle de vie propre.
Afin de pouvoir apporter un traitement adéquat à un document, il est essentiel d’être conscient que celui-ci, au cours de sa vie, va passer par des stades et des états différents qui vont déterminer les mesures appropriées de traitement devant être prises.
De façon générique, les étapes successives de la vie d’un « Document d’activité/Record » sont les suivantes :
- Création ou la capture (= réception)
- Validation, authentification et passage au stade de « Document d’activité/Record »
- Utilisation et distribution :
– courante et sa mise à disposition avec « Durée d’Utilité Courante » (DUC)
– administrative et sa mise à disposition éventuelle (à la demande) avec une « Durée d’Utilité Administrative » (DUA). - Destination finale (Destruction ou Archivage définitif)
Quelques petites précisions … on parlera de :
- « Document d’activité/Record » courants (ou « Archives courantes ») pour les documents et données nécessaires à la gestion des affaires en cours et, comme tels, utilisés journellement/fréquemment par les services producteurs et/ou clients. Cela correspond aux « Records » en utilisation courante.
- « Document d’activité/Record » intermédiaires (ou « Archives intermédiaires ») pour les documents et données conservés à des fins de mémoire/justification/preuve même s’ils ne sont plus eux-même utilisés au quotidien. Cela correspond aux « Document d’activité/Record » en utilisation administrative.
- « Archives définitives/patrimoniales » pour documents et données conservés au-delà de leur durée d’utilité administrative, en raison de leur valeur patrimoniale (historique, statistique, scientifique, …) ou de leur intérêt public permanent.
La théorie des trois âges.
Ceci nous permet d’introduire la fameuse « Théorie des trois âges » : le cycle de vie d’un document connaît donc trois âges/phases :
- une période dans laquelle le document peut être d’usage quotidien : il sert pour son utilité première et il doit être accessible sans aucune contrainte,
- une deuxième étape intermédiaire dans laquelle il devient une référence occasionnelle accessible en cas de besoin : il est archivé provisoirement et reste accessible à la demande en cas de besoin imprévu,
- un dernier stade qui consiste en son archivage pérenne ou à sa destruction.
Les moments clés.
Une fois résolue la question «Que doit-on conserver et ensuite archiver ? » (ou en d’autres mots : « Quels sont les « Document d’activité/Record » de mon organisation ?), c’est le «cycle de vie des documents» qui va donc principalement déterminer les stratégies spécifiques de conservation et d’archivage à appliquer. Vous l’avez compris, les moments suivants sont essentiels dans la vie d’un « Document d’activité/Record » :
- la production = la création ou la capture
- la validation de son contenu qui lui attribue le rang de « Document d’activité/Record »
- la fin de d’utilité courante
- la fin d’utilité administrative
Il est donc essentiel pour chaque type/famille de « Document d’activité/Record » de déterminer et fixer un « calendrier de conservation » (ou « tableau de tri ») qui indique les durées de conservation dans chaque phase (DUC et DUA) ainsi que la destination finale (Destruction ou Archivage définitif/patrimonial)
un petit schéma parle parfois plus que mille mots 🙂 :
