Impliqué dans un projet d’envergure, je me suis posé la question de savoir comment j’allais représenter de façon synthétique les diverses tâches devant être exécutées ainsi que les personnes qui en seront en charge.

Rapidement je suis arrivé à la conclusion que le PMBoK® me fournirait la solution à savoir  : une RAM complétée d’un RACI …

Mais de quoi s’agit-il ?

La RAM, Responsibility Assignment Matrix, ou Matrice d’Affectation des Responsabilités est un tableau croisé servant à documenter les rôles et responsabilités de chacun dans le projet en croisant croise la structure de décomposition du projet (WBS) et les ressources de l’organisation (OBS)

Comment définir et décrire les tâches à exécuter ?

Pour assurer la maîtrise la réalisation d’un projet, il faut avoir une idée claire des différentes tâches devant être exécutées qui sera obtenue par une décomposition détaillée, schématique, hiérarchisée et structurée du travail et donc des tâches devant être exécutées.

• Cette identification appelée « Work Breakdown Structure » (WBS) se fera sous la forme d’une arborescence de tâches regroupées de manière logique et subdivisées progressivement en tâches de plus en plus élémentaires. Chaque niveau représentera alors une définition plus détaillée du projet.

• Il s’agit de :

  • d’établir la liste des catégories ou phases du travail à exécuter

  • de les scinder en tâches de plus en plus élémentaires (ne pas exagérer ! 🙂 )

  • d’organiser et de grouper ces tâches de manière logique

  • de les exprimer sous la forme : « verbe – complément »

  • d’y associer un niveau de compétences nécessaire

Quelles sont les forces à disposition ?

Au début du projet, souvent une équipe projet « théorique » a été mise en place par la direction. A côté de l’équipe de projet au sens propre, une structure matricielle est également discutée pour désigner les services qui fourniront des ressources nécessaires.

il existe aussi une représentation graphique (appelée « Organizational Breakdown Structure » ou OBS). L’OBS est une représentation graphique du projet désignant ses composantes principales et montrant comment celles-ci entrent en relation en termes de contrôle et de communication. L’OBS fournit donc une perspective organisationnelle du projet plutôt qu’une approche orientée « tâches ».

Et nous voila maintenant à qui fait quoi !

Mais cette structure organisationnelle est elle suffisante et l’ensemble des ressources nécessaires aux tâches du WBS sont-elles identifiées et disponibles ?

Nous allons combiner l’OBS et le WBS sous la forme d’un tableau à doubles entrées appelé la RAM, Responsibility Assignment Matrix avec comme objectif d’assigner les différentes ressources disponibles aux diverses tâches à exécuter.

Mais nous allons aller plus loin que de simplement mettre des croix dans les différentes cases du tableau… nous allons nuancer les interventions en utilisant le RACI …

• R  : La lettre R est utilisée pour Responsable ou Réalise . Les personnes affectées d’un ‘R’ pour une tâche ou un livrable seront donc en charge de la réalisation de ce dernier. Un ‘R’ doit être obligatoirement défini pour chaque livrable / tâche.
• A : La lettre A est utilisée pour Accountable ou Autorité . La personne affectée d’un ‘A’ pour une tâche ou un livrable a donc l’autorité finale sur ce dernier. Elle sera responsable de l’approbation. Le ‘A’ est responsable là où le ‘R’ effectue. Il n’y a donc qu’un seul ‘A’ possible pour chaque livrable.
• C  : La lettre C est utilisée pour Consulted ou Contributeur. Les personnes affectées d’un ‘C’ pour une tâche ou un livrable devront être impliquées avant et lors de la réalisation des tâches liées au livrable/lot de travail.
• I  : La lettre I est utilisée pour Informed ou Informé . Les personnes affectées d’un ‘I’ pour une tâche ou un livrable devront donc être informées avant, pendant et à la fin de la réalisation de ce dernier.

Voici ce que la donne …

Outre donner une bonne représentation de qui fait/fera quoi, cette matrice permet aussi d’identifier et traiter les manquements (nouvelles ressources internes et/ou outsourcing/consultance) …

Voila donc un outil très simple mais tellement utile.