L’analyse préalable … passage obligé de tout projet d’envergure …

Avoir une excellente idée ne suffit pas pour pouvoir démarrer un projet. Pour la concrétiser et la formaliser, il faut procéder à une analyse préalable qui dira si le projet est viable, défendable et, in fine, vendable.

Mais pourquoi une analyse préalable ?

Par définition, un projet est une opération temporaire et unique,

1. consistant en ensemble d’activités coordonnées et contrôlées,
2. entreprises en vue de réaliser un résultat unique (produit, service, (ré)organisation, …) contribuant à atteindre un objectif donné (cadrant dans une stratégie globale),
3. conforme à des exigences spécifiques et incluant des contraintes déterminées (portée, temps, coût, qualité, …),
4. résultant de la mise en œuvre de moyens particuliers (matériel, personnes, budget, …).

Selon le Project Management Institute (PMI)  (www.pmi.org), un projet est toute activité réalisée une seule fois, doté d’un début et d’une fin déterminée et qui vise à créer un produit ou un savoir nouveau et unique suivant un cycle de vie propre. 

De ces définitions, apparaît clairement le caractère nouveau et unique de la réalisation d’un projet. Celui-ci justifie pleinement la nécessité de bien réfléchir et de rassembler un maximum d’informations avant de se lancer tête baissée dans sa réalisation et son exécution.

Analyse préalable : qu’est-ce que c’est ?

Dans la terminologie du PMI, cette analyse préalable est la première réelle phase du cycle de vie d’un projet. Elle suit directement la prise de conscience, par l’organisation ou par des individus de cette organisation, de la nécessité de la mise en place d’une structure de projet pour trouver une solution à un problème détecté donné. Elle porte le nom de « Initiation Progress Group » et consiste en la première formalisation du besoin et de sa solution. Elle comporte une série de processus destinés principalement à préciser et développer une première fois les éléments qui constituerons la solution ainsi les quatre « contraintes » de base de tout projet.

Ce groupe de processus est destiné à :

• Vérifier le bien-fondé de la demande de création d’une structure de projet ainsi que des hypothèses émises lors
  de la phase « Origination » (l’idée de base en réponse au besoin);
• Définir précisément la portée et les objectifs du projet; ;                                                                                  => Scope
• Établir un premier plan d’action général afin d’atteindre ces objectifs (phasage, timing, milestones, …); => Time
• Faire une première estimation les moyens nécessaires à la l’exécution de ce plan d’actions;                     => Cost
• Répertorier les normes réglementaires et de qualité à respecter;                                                                  => Quality
• Faire une première analyse de l’environnement du projet (e.a; les stakeholders) et
  identifier les grandes catégories de risques potentiels ;
• Autoriser officiellement le démarrage du projet.

Cette analyse préalable va permettre à la direction de décider, sur base de premiers éléments concrets (estimés mais réfléchis) de l’avenir de l’idée initiale de projet qui lui a été proposée et dans le cas d’un accord,

• de la rédaction d’un mandat,
• de la mise en place effective chef de projet et d’une équipe de projet et
• de la mise en place des moyens nécessaires.

Comment faire une analyse préalable ?

Personnellement je m’appuie sur une check-list de questions standards dont les réponses cumulées constitueront un document structuré (Project Charter). Les réponses à toutes ces questions s’obtiennent par des questionnements, des analyses propres et beaucoup de bon sens basé sur un soupçon d’expérience. la rédaction doit être du type « incrémentale » càd que les différents paragraphes sont écrit et enrichis au fur et à mesure de la maîtrise de la problématique afin de déboucher sur un document complet et cohérent. Il est également essentiel de développer ce document en phase avec le « donneur d’ordres » (ce qui implique des approbations successives de documents partiels) afin de s’assurer que le produit fourni correspond bien à la direction générale et au niveau de détails attendus.

Voici donc le canevas que j’utilise :

Analyse préalable – Project Charter (Letter)

1. Nom du projet ?

2. Nom et fonction du « Donneur d’ordre » ?

3. Nom et fonction du « Sponsor » ?

4. Identité et fonction du gestionnaire de projet ?

5. Situation actuelle ?

a. Description du fonctionnement actuel

b. Description des processus actuels ?

c. Description du système actuellement utilisé

d. Services, entités et personnes concernées par le système actuel

e. Inconvénients et limitations et de la situation actuelle

6. Situation désirée ?

a. Finalité du nouveau système/produit/service

b. Description fonctionnelle du système (principales tâches/ fonctions/parties/composantes/…)

7. Étude d’opportunité et justification de l’évolution/modification visée ?

a. Aspects réglementaires ou légaux

b. Justifications fonctionnelles et/ou organisationnelles

c. Relat ?vantages/bénéfices (temps, personnel, coûts, …)

e. Importance et intérêts pour les entités fonctionnelles

f. Priorité et ordre de succession par rapport aux autres projets

g. Autres

8. Analyse de l’attitude des principaux “Stakeholders” (ayant-droits au projet) ?

9. Conception générale et avant-Projet ?

a. Portée/périmètre et objectifs

b. Décomposition et Phasage du projet

c. Timing général (et « milestones »)

d. Définition du système de suivi du projet et de « rapportage » du projet

e. Estimation des besoins en ressources humaines nécessaires (Enveloppe personnelle)

f. Estimation des besoins en ressources matérielles nécessaires

g. Estimation des coûts et du budget nécessaires

h. Exigences de qualité à respecter

10. Impact sur l’organisation ?

a. Organisation et services

Description de l’impact que le projet aura sur l’organisation et sur les services la composant (création ou suppression de services).

b. Personnel

Description de l’impact que le projet aura sur la distribution et la mise en place du personnel (nombre, répartition, qualité, …).

c. Procédures

Détermination des procédures qui seront influencées par le projet et description de celles qui devront être créées.

d. Formation

Aperçu des besoins en formation consécutive à la mise en œuvre du projet.Structures, rôles et responsabilités au sein du projet

11. Identification des catégories de risques majeurs et ébauche du plan de gestion des risques ?

12. Points d’attention en matière de gestion du changement ?

13. Points d’attention en matière de communication (interne) ?

14. Autres ?

Conclusions :

Une analyse préalable, rien de plus qu’une liste de questions dont les réponses permettront de démarrer le projet visé en maîtrisant l’environnement et les contraintes du projet. A vous ensuite de choisir la philosophie (ou la combinaison de philosophies :-)) avec laquelle vous l’exécuterez … « Waterfall » ou « Agile » …

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