Une gouvernance de l’information efficiente est, aujourd’hui, indissociable d’une gestion rigoureuse des documents d’activité (« Records » en anglais) complétée par l’exploitation de toute une batterie de métadonnées. La maîtrise et mise en œuvre effective de ces deux notions sont d’ailleurs absolument indispensables pour une utilisation efficiente des systèmes électroniques de gestion des documents et ensuite d’archivage (GED (ou RMS en anglais) et ensuite SAE).
La référence normative en la matière est actuellement la norme ISO 15489-2016 qui décrit les concepts et les principes relatifs:
a) aux documents d’activité, à leurs métadonnées et aux systèmes documentaires;
b) aux politiques, à la répartition des responsabilités, à la surveillance et la formation nécessaires à la gestion efficace des documents d’activité;
c) à l’analyse récurrente du contexte opérationnel et de la définition des exigences en matière de documents d’activité;
d) au contrôle des documents d’activité;
e) aux processus de création, de capture et de gestion des documents d’activité.
Qu’est-ce qu’un document d’activité (ou Records).
Parmi la montagne d’informations que nous avons à traiter chaque jour, certaines ont naturellement une plus grande importance. Cependant cette importance est relative et est liée au contexte dans lequel on traite cette information.
Par Exemple, l’information de l’exécution de travaux à la voirie dans la rue du Président aura une importance et des répercussions toutes différentes pour le gérant d’un magasin installé dans cette rue que pour celui d’un autre magasin installé trois rues plus loin. Pour le premier, cette même information est « vitale », pour le second elle est presque accessoire. C’est ici qu’intervient la notion de « Document d’activité » (ou ‘Record » en anglais). Pour le premier cette est information est devenue un « Document d’activité » car elle aura une influence significative pour son fonctionnement. Par contre, pour le second, elle reste une simple information. Dans les deux cas, cette information doit être gérée et exploitée mais l’importance à y accorder doit être bien différente.
Un « Document d’activité » est une information validée, certifiée et vérifiée qui, pour une entité/organisation donnée et à un moment donné, à une importance particulière :
- dans le cadre de la conduite de ses activités (portée fonctionnement journalier)
- dans leur dimension de preuve (portée légale)
- dans leur dimension « archive » (portée historique)
Selon la tout récente Norme ISO 15489:2016 (Information et documentation – Gestion des documents d’activité), les documents d’activité constituent à la fois des preuves des activités opérationnelles et des actifs informationnels. Ils se distinguent des autres actifs informationnels par leur caractère opérationnel et le fait qu’ils sont étayés par des métadonnées.
C’est donc sur ces « documents d’activité » que l’effort principal de la gestion de l’information doit se concentrer car ils sont sont ceux qui sont essentiels au bon fonctionnement et à la pérennité de l’entité/organisation considérée. Il est à noter que ces « Documents d’activité » peuvent se présenter sur des supports divers : documents papier, documents numériques, bases de données, sites internet, blogs, photos,
On parlera alors de « Gestion des Documents d’Activité » (ou, en anglais, « Records Management ») et de « SGDA » (Système de Gestion des Documents d’Activité).
Les métadonnées associées.
Une métadonnée (mot composé du préfixe grec meta, indiquant l’auto-référence ; le mot signifie donc proprement « donnée de/à propos de donnée ») désigne, par définition, une donnée servant à caractériser et décrire une autre donnée quel que soit son support (papier ou électronique).
Appliqué à la gestion électronique des documents d’activité, on peut définir les métadonnées comme des informations structurées ou semi-structurées, qui sont associées directement à un document d’activité et qui en permettent, durant tout son cycle de vie, la création, le stockage, la gestion, l’utilisation et l’archivage. Les métadonnées qualifient, décrivent et caractérisent donc le document auquel elles sont associées.
Elles correspondent donc à des enregistrements de ces informations et portent sur les domaines suivants :
- Administrative Metadata
Informations de gestion comme le support (Doc digital, Doc papier, film, photo, …), le propriétaire, le service de contact, la langue, le titre, une description libre, les mots clé associés, la date de saisie, le contexte dans le quel le Document d’activité a été créé ou reçu, … - Technical Metadata
Informations techniques sur le fichier numérique comme l’identifiant unique (UId), le format, la taille et le nom du fichier, l’URL, l’identification et la version du software ayant créé le fichier, le système permettant d’assurer l’intégrité du Doc, … - Descriptive Metadata
Informations sur le contenu du document d’activité permettant son identification, son indexation et sa recherche ultérieure. - Structural Metadata
Informations sur les relations avec avec ses composantes constitutives ou avec d’autres Documents d’activité. - Preservation Metadata
Informations sur la politique de rétention à appliquer (durée de vie/validé, destination en fin de vie, archivage intermédiaire, autorité responsable, …). - Use Metadata
Informations décrivant comment le Document peut être consulté et comment il peut être distribué (degré de sécurité, droit d’accès, règles de délégation, …). - Historical Metadata
Informations sur la façon dont le document a été utilisé (historique des changements majeurs).
Ce sont d’ailleurs ces métadonnées qui vont permettre de pouvoir/devoir considérer le document d’activité de « probant » (= qui a force de preuve …).
Les metadonnées, un passage obligé …
Les métadonnées sont donc la carte d’identité d’un document. Elles permettent de l’identifier, de le retrouver, de le décrire, de le qualifier, d’expliquer l’origine de sa création, son utilité et ses destinataires.
Au-delà de cette seule description, elles facilitent la recherche et le partage des ressources, la gestion de collections, leur préservation autant que la gestion des droits et l’authentification des documents.
Dans un contexte digital, aujourd’hui, incontournable, la définition du jeu approprié de métadonnées à associer aux documents d’activité gérés par une organisation gère ainsi que l’alimentation rigoureuse de celle-ci constituent indubitablement un « Must » (pour ne pas dire une condition sine qua non) à tout projet de transition numérique. Ces métadonnées étant contextuelles (càd liées au type de documents traités et au type d’organisation traitante), la détermination des métadonnées doit donc, dans chaque cas, faire l’objet d’une analyse détaillée et spécifique.
La digitalisation des documents facilitent la mise en oeuvre de cette philosophie et jette un pond entre gestion journalière et archivage.
