Toute entreprise, toute organisation ou toute administration (:-)) doit aujourd’hui (si ce n’est pas déjà fait :-)) se poser une question existentielle correspondant à une réalité omniprésente de son mode de fonctionnement actuel : comment aborder la digitalisation ?
Cette fameuse « digitalisation » ou « numérisation » va naturellement de pair avec la légitime interrogation du sort et de la destination à donner à la masse de « papier » (contenant l’information et les documents nécessaires) produit et/ou reçu.
Cette réflexion passe à son tour sur un inventaire et une catégorisation de ces informations et de ces documents essentiels qui porteront désormais le nom de Documents d’Activité (Records en anglais).
Mettre en place un projet de numérisation (transformation digitale) devrait donc idéalement se baser sur la politique de gestion des Documents d’Activité (Records) appliquée au sein de l’organisation visée. Si celle-ci n’est pas encore vraiment disponible, le projet précité devrait, en principe et avant de pouvoir réellement commencer, définir cette fameuse gestion des Documents d’Activité (Records). Ils constituent en effet l’essence même et la raison d’être de l’organisation.
Tout applicatif développé pour automatiser leur capture, leur traitement et leur archivage devrait essentiellement s’appuyer sur cette politique de gestion des Documents d’Activité (Records).
Cependant avant de parler de ces Documents d’activité (Records), voici un petit rappel de quelques notions :
Différence entre “donnée” et “information”.
Une donnée est une description brute, élémentaire et souvent codée d’une infime partie de notre réalité. Elle est donc une ressource brute qui n’a aucune signification en soi. Il peut s’agir d’une valeur, d’un paramètre, d’un symbole, d’une image, … Lui donner une signification implique d ela rattacher à un contexte …
Une information est le résultat d’une interprétation et une exploitation réfléchie d’une ou d’une série de données replacées dans leur contexte. Une information découle donc toujours de données mais, contrairement à ces dernières, elle a un contexte, un sens propre et sa propre utilité.
Les données et les informations doivent toutes les deux être gérées (« data management » versus « information management »). Tandis que la gestion des données relève plus de la technique des Systèmes d’Information (SI), la gestion de l’information est la responsabilité des décideurs car elle est un garant d’une gestion saine, efficace et efficiente de l’ensemble de l’organisation.
Et les Documents d’Activité (Records) dans tout cela ?
Parmi la montagne d’informations que nous avons à traiter chaque jour, certaines ont naturellement une plus grande importance. Cependant cette importance est relative et est liée au contexte dans lequel on traite cette information.
Par Exemple, l’information de l’exécution de travaux à la voirie dans la rue du Président aura une importance et des répercussions toutes différentes pour le gérant d’un magasin installé dans cette rue que pour celui d’un autre magasin installé dans une localité voisine. Pour le premier, cette même information est « vitale », pour le second elle est presque accessoire.
C’est ici qu’intervient la notion de Document d’Activité (Record). Pour le premier gérant, cette est information est devenue essentielle (= un Document d’activité), pour le second elle reste une simple information. Dans les deux cas, cette information doit être gérée et exploitée mais l’importance à y accorder devrait être bien différente.
Un Document d’Activité est donc une information validée/certifiée/vérifiée qui, pour une entité/organisation donnée, à une importance toute particulière :
- dans le cadre de la conduite de ses activités (portée fonctionnement journalier)
- dans sa dimension de preuve (portée légale)
- dans sa dimension « patrimoniale » (portée historique)
Selon la tout récente Norme ISO 15489:2016 (Information et documentation – Gestion des Documents d’Activité), les Documents d’Activité constituent à la fois des preuves des activités opérationnelles et des actifs informationnels. Ils se distinguent des autres actifs informationnels par leur caractère opérationnel et le fait qu’ils sont étayés par des métadonnées.
C’est donc sur ces « Documents d’activité » que l’effort principal de la gestion de l’information doit se concentrer car ils sont sont ceux qui sont essentiels au bon fonctionnement et à la pérennité de l’entité/organisation considérée. Il est à noter que ces « Documents d’activité » peuvent se présenter sous des formes différentes et sur des supports divers : documents papier, documents numériques, bases de données, sites internet, blogs, photos, …
On parlera alors de « Gestion des Documents d’Activité » (ou, en anglais, « Records Management ») et de Système de Gestion des Documents d’Activité – SGDA (ou Records Management System – RMS en anglais).
Les caractéristiques d’un Document d’Activité» bien géré.
- Un Document d’Activité est un “patrimoine” de l’organisation/entreprise et doit donc être géré car il constitue un actif de grande valeur.
- Un Document d’Activité son propre cycle de vie : tout commence par un besoin pour ensuite déboucher sur un traitement effectif (préparation, création, validation, stockage, diffusion, exploitation, …) et se termine par l’archivage (conservation/destruction). Une politique de rétention spécifique est donc associée à chaque Document d’Activité.
- Chaque Document d’Activité » a une source c’est-à-dire un auteur/propriétaire qui a comme responsabilité implicite (mais réelle) de garantir sa pertinence, sa mise à jour et sa gestion quotidienne.
- Chaque Document d’Activité découle de l’exécution de la mission, des obligations légales s’y rapportant et des objectifs stratégiques. Les informations correspondantes sont donc essentielles pour le processus de décision et pour une saine et efficace exécution des tâches s’y afférant.
- L’information associée à un Document d’Activité » doit être fiable c’est dire précise, pertinente, cohérente, à jour, indiscutable et sans équivoque. Lorsque cela est possible une seule et unique source accréditée (authentique) doit être identifiée.
- L’information associée à un Document d’Activité doit être disponible, utilisable et réutilisable c’est-à-dire facile à retrouver, à consulter et à utiliser. De la discipline intellectuelle, des règles et une standardisation poussée facilitent son utilisation et son interprétation.
- L’information associée à un Document d’Activité doit être au maximum partagée tenant compte cependant des prescriptions légales et de son éventuel caractère confidentiel/privé.
- L’information associée à un Document d’Activité doit être gérée rigoureusement et la Direction doit donc prévoir une structure adéquate qui sera responsable de la gestion des Documents d’Activité au sein de son domaine de compétence. La discipline intellectuelle, des règles et une standardisation poussée sont indispensables.
- Chaque Document d’Activité est qualifié par des métadonnées qui lui sont propres. Ces métadonnées sont donc la carte d’identité d’un Document d’activité. Elles permettent de l’identifier, de le retrouver, de le décrire, de le qualifier, d’expliquer l’origine de sa création, son utilité et ses destinataires. Au-delà de cette seule description, elles facilitent la recherche et le partage des ressources, la gestion de collections, leur préservation autant que la gestion des droits et l’authentification des documents.
Conclusions
Tout projet de transformation digitale visant à se dégager des documents papier (paperless :-)) doit donc impérativement d’abord s’appuyer sur une gestion saine des Documents d’Activité car celle-ci indiquera sur quels documents (et quelles informations) l’effort principal du projet devra porter.
