Étiquette : Gestion documentaire

Gestion documentaire : le cycle de vie d’un document et la théorie des trois âges …

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Dans une approche de gestion documentaire, il est essentiel de d’abord identifier les documents circulant dans notre organisation qui ont pour celle-ci une réelle valeur. En effet, dans un contexte d’infobésité, tout ce qui circule et s’échange ne vaut très probablement pas la peine de’être sécuriser et conserver. Tout document de valeur (et plus précisément si on peut lui attribuer la qualité de « Record » (pour les anglo-saxons)  ou de « Document d’activité » (pour les francophones)) mérite un traitement de choix.Cependant, un document (et donc un « Record/Document d’activité ») est une entité « vivante » qui suit un cycle de vie propre. Lire plus …

Infobésité et Documents d’activité (ou « Records ») …

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Un tri et une sélection de ce qui est réellement essentiel … Parmi la montagne d’informations que nous avons à traiter chaque jour, certaines ont naturellement une plus grande importance. Cependant cette importance est relative et est aussi liée au contexte dans lequel on traite cette information. Par Exemple, l’information de l’exécution de travaux à Lire plus …

La gouvernance de l’information passe par la maîtrise des documents d’activités digitaux (records) et de ses métadonnées.

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Une gouvernance de l’information efficiente est, aujourd’hui, indissociable d’une gestion rigoureuse des documents d’activité (« Records » en anglais) complétée par l’exploitation de toute une batterie de métadonnées. La maîtrise et mise en œuvre effective de ces deux notions sont d’ailleurs absolument indispensables pour une utilisation efficiente  des systèmes électroniques de gestion des documents et ensuite d’archivage (GED (ou RMS en anglais) et ensuite SAE). Lire plus …

Transformation digitale … le défi n’est pas technologique …

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La transformation digitale (aussi nommée transformation numérique) est devenue une réalité incontournable. Que ce soit pour rester compétitif ou simplement pour faire progresser son activité, la digitalisation (numérisation) s’invite et/ou s’impose dans nos entreprises.Au delà de la mise en place de la technologie et des outils, la transformation digitale d’une entreprise est avant tout un projet transversal qui va toucher tous les départements et toutes les couches de l’organisation.Le défi n’est donc pas technologique mais bien humain. Lire plus …

La transformation digitale via la gestion des Documents d’Activité (Records Management)

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Toute entreprise, toute organisation ou toute administration (:-)) doit aujourd’hui (si ce n’est pas déjà fait :-)) se poser une question existentielle correspondant à une réalité omniprésente de son mode de fonctionnement actuel : comment aborder la digitalisation ?

Cette fameuse « digitalisation » ou « numérisation » va naturellement de pair avec la légitime interrogation du sort et de la destination à donner à la masse de « papier » (contenant l’information et les documents nécessaires) produit et/ou reçu.

Cette réflexion passe à son tour sur un inventaire et une catégorisation de ces informations et de ces documents essentiels qui porteront désormais le nom de Documents d’Activité (Records en anglais). Lire plus …